Tento článek navazuje na článek Výměny a začíná v okamžiku, kdy výměnu schválíte. Popisuje, jak v Shoptetu vzniká náhradní objednávka, jak se počítá doplatek a jak do sebe zapadají účetní doklady.
Rozsah automatizace
V Nastavení → Výměny volíte Rozsah automatizace, kam až Retino po schválení dojde samo:
Volba | Co Retino udělá | Co zůstává na vás |
Návrhy výměn | Výměna skončí schváleným návrhem v případu. | Objednávku, platbu i doklady řešíte mimo Retino. |
Náhradní objednávky | Retino založí objednávku v Shoptetu a hlídá doplatek. | Doklady vystavujete sami. |
Účetní doklady | Retino navíc vystaví fakturu k náhradní objednávce a doklad o zápočtu. | Dobropis potvrdíte předvyplněný z karty výměny. |
Co se stane po schválení
Schválená výměna čeká ve stavu Schváleno. Dokud objednávka nevznikne, můžete se tlačítkem Upravit návrh vrátit k úpravám.
Objednávku založíte tlačítkem Vytvořit objednávku na kartě výměny. Když má původní objednávka víc faktur, nejdřív vyberete, ke které se výměna vztahuje.
Retino vytvoří v Shoptetu náhradní objednávku s novým zbožím, dopravou a platbou. V poznámce má
Retino výměna <kód případu>, takže ji v administraci dohledáte.Zákazníkovi odejde standardní potvrzení objednávky ze Shoptetu, včetně platebních údajů, když vychází doplatek.
Výměna přejde do stavu Čeká na doklady a po jejich dokončení do Čeká na platbu. Bez doplatku a s hotovými doklady je rovnou Hotovo.
Bez faktury k původní objednávce náhradní objednávka vzniknout nemůže. Karta výměny vás na chybějící fakturu upozorní.
Kolik zákazník doplatí
Doplatek je cena nového zboží s dopravou a případným poplatkem za platbu, snížená o kredit za vrácené zboží. Kredit je cena, kterou zákazník původně zaplatil.
Příklad: Zákazník vrací boty za 2 490 Kč, doprava nového zboží stojí 99 Kč.
Za co mění | Nové zboží + doprava | Kredit | Doplatek | Přeplatek |
Stejné boty v jiné velikosti (2 490 Kč) | 2 589 Kč | 2 490 Kč | 99 Kč | — |
Dražší bunda (3 290 Kč) | 3 389 Kč | 2 490 Kč | 899 Kč | — |
Levnější tričko (690 Kč) | 789 Kč | 2 490 Kč | 0 Kč | 1 701 Kč |
Kredit se započte nejvýš do hodnoty náhradní objednávky. Co se do ní nevejde, zůstává jako přeplatek, který zákazníkovi vrátíte. Nové zboží se účtuje v aktuální katalogové ceně. Retino ji před vytvořením objednávky ještě ověří přímo v e-shopu. Výsledný doplatek zaokrouhlí podle nastavení zaokrouhlování měny ve vašem Shoptetu.
Doplatek a jeho splatnost
Na zaplacení doplatku má zákazník výchozích 5 dní. Počet dní změníte v nastavení výměn v sekci Splatnost doplatku. Zaplacení Retino pozná ze stavu objednávky v Shoptetu.
Po marném uplynutí lhůty Retino objednávku stornuje, výměna přejde do stavu Zrušená a případ pokračuje jako běžná vratka. Celý kredit vrátíte zákazníkovi refundací.
Přeplatek
Přeplatek vzniká, když je náhrada levnější než vrácené zboží. Retino ho eviduje na kartě výměny a po dokončení dokladů nabídne tlačítko Vytvořit refundaci. Vrátit ho můžete penězi, nebo voucherem. Dřív než jsou doklady hotové, refundaci vytvořit nejde. Dobropis musí nejdřív opravit původní prodej.
Účetní doklady
S rozsahem Účetní doklady vzniknou k výměně tři doklady, které do sebe zapadají. Ukážeme je na příkladu s bundou za 3 290 Kč z tabulky výše.
Dobropis k původní faktuře
Dobropis na vrácené zboží (v příkladu na 2 490 Kč) vystavíte z karty výměny tlačítkem Vystavit dobropis. Formulář je předvyplněný a Retino hlídá, aby řádky přesně odpovídaly vráceným položkám. Podrobnosti o dobropisech najdete v článku Dobropisy.
Faktura k náhradní objednávce a doklad o zápočtu
Náhradní objednávka obsahuje řádek Zápočet vratky k faktuře <číslo> - zápornou položku s nulovou sazbou DPH ve výši započteného kreditu. Díky ní zbývá k úhradě jen doplatek.
Fakturu ale Retino vystaví bez tohoto řádku, na plnou cenu zboží: v příkladu na 3 389 Kč. Zápočet na faktuře kryje doklad o zaplacení na 2 490 Kč s textem Dobropis <číslo> – Retino výměna <kód případu>. K doplacení tak na faktuře zbývá přesně doplatek 899 Kč.
Dobropis vrací daň z původního prodeje, faktura daní nový prodej v plné výši a zápočet mezi nimi je podložený dokladem o zaplacení.
Když dobropis selže nebo ho vystavíte mimo Retino
Když se dobropis nepodaří vytvořit, karta výměny ukáže chybu a výměna zůstane ve stavu Čeká na doklady. Opravte příčinu ve zdrojovém systému a dobropis vystavte znovu. Dobropis vystavený mimo Retino potvrdíte volbou Označit jako vystavený mimo Retino. Výměna pak pokračuje dál.
Rezervace skladu
Mezi návrhem výměny a příchodem vratky se může poslední kus vyprodat. Volba Rezervovat sklad při vzniku výměny tomu předchází. Hned při vzniku návrhu založí v Shoptetu tichou objednávku, která zboží drží. Zákazník o ní neví, žádný e-mail mu nepřijde.
V Shoptetu si připravte vlastní stav objednávky pro rezervace: Nastavení → Objednávky → Stavy objednávek.
Číselné ID tohoto stavu zadejte v Retinu do pole ID rezervačního stavu.
Do pole Stav po vytvoření objednávky zadejte ID stavu, ve kterém u vás začíná běžná nová objednávka (typicky -1).
Při vytvoření objednávky se rezervace promění v náhradní objednávku a teprve tehdy dostane zákazník e-mail. Nezpracovaný návrh drží zboží 14 dní. Potom Retino rezervaci uvolní a při schválení ji založí znovu.
Varování: Rezervační objednávku v Shoptetu ručně nestornujte ani nevyřizujte. Retino ji používá k blokaci skladových zásob a při vytvoření objednávky ji promění v náhradní objednávku.
Stavy výměny
Stav | Co znamená | Co udělat |
Návrh | Zákazník poslal žádost, nebo agent výměnu rozpracoval. | Zkontrolovat a schválit, případně upravit nebo zahodit. |
Schváleno | Výměna je schválená, objednávka ještě nevznikla. | Vytvořit objednávku. Do té doby jde návrh vrátit k úpravě. |
Čeká na doklady | Objednávka existuje, chybí dobropis nebo navazující doklady. | Vystavit dobropis, případně označit jako vystavený mimo Retino. |
Čeká na platbu | Doklady jsou hotové, zákazník ještě nezaplatil doplatek. | Nic - Retino platbu hlídá a po termínu objednávku stornuje. |
Hotovo | Doplatek je zaplacený (nebo žádný nebyl) a doklady dokončené. | U přeplatku vytvořit refundaci. |
Zrušená | Objednávka byla stornována - po termínu splatnosti, ručně, nebo přímo v Shoptetu. | Vrátit zákazníkovi kredit refundací. |
Omezení a časté situace
Vlastní metodu dopravy nebo platby přidat nejde. Nabídka se řídí metodami v Shoptetu, ceny pro výměny si ale určujete v Retinu.
Když náhradní objednávku stornujete přímo v Shoptetu, Retino to pozná: výměna přejde do stavu Zrušená a kredit vrátíte refundací.
Když se vybrané zboží vyprodá mezi návrhem a schválením, schválení neprojde. Upravte návrh a schvalte znovu. Se zapnutou rezervací skladu tahle situace nenastává - zboží drží rezervace.