Dobropisy

Záložka Dobropis v detailu případu umožňuje vytvářet a spravovat dobropisy přímo z Retina. V závislosti na vašem e-shopu a účetním systému může Retino podporovat automatické vytváření dobropisů s různými úrovněmi integrace.

K čemu slouží dobropisy

Dobropisy jsou důležitou součástí procesu vracení zboží a refundací. Slouží jako daňový doklad potvrzující vrácení peněz zákazníkovi a jsou nezbytné pro správné účetnictví. V Retinu můžete:

• Vytvářet dobropisy přímo z detailu případu
• Automaticky propojit dobropisy s původní objednávkou
• Sledovat stav dobropisů
• V závislosti na integraci automaticky přenášet dobropisy do účetního systému

Podporované systémy

Retino podporuje vytváření dobropisů pro různé e-shopové platformy a účetní systémy:

• Shoptet - plná integrace s automatickým vytvářením dobropisů v administraci Shoptetu
• Dativery - vytváření dobropisů přes Dativery API
• Retino - nativní možnost vytváření dobropisů v systému Retino s možností integrace přes webhooky

Pro integraci s dalšími systémy lze využít webhooky dobropisů, které umožňují propojení s vlastními systémy.

Vytvoření dobropisu

Příprava vytvoření dobropisu

Pro vytvoření nového dobropisu:

1. Otevřete detail případu
2. V panelu komunikace a akcí klikněte na záložku "Dobropis"
3. Pokud máte více typů dobropisových klientů, vyberte příslušný typ (Shoptet, Dativery nebo Retino)

Vytvoření dobropisu v Shoptetu

Pokud používáte Shoptet, postup vytvoření dobropisu je následující:

1. Vyberte položky z objednávky, které chcete zahrnout do dobropisu
2. U každé položky zadejte množství a cenu
3. Vyplňte číslo objednávky a variabilní symbol (automaticky předvyplněno)
4. Pokud je třeba, upravte měnu dobropisu
5. Klikněte na tlačítko "Vytvořit dobropis"

Po vytvoření dobropisu se v administraci Shoptetu automaticky vygeneruje dobropis s vyplněnými položkami a propojenými metadaty. Dobropis je okamžitě k dispozici pro další zpracování v účetním systému.

Vytvoření dobropisu přes Dativery

Pro vytvoření dobropisu přes Dativery:

1. Vyberte položky, které chcete dobropisovat
2. Zadejte číslo objednávky a variabilní symbol
3. Vyplňte všechny požadované údaje podle vašeho nastavení Dativery
4. Klikněte na tlačítko "Vytvořit dobropis"

Dativery poté zpracuje požadavek a vytvoří dobropis v příslušném účetním systému.

Pro více informací o integraci s Dativery navštivte článek Dobropisy přes Dativery.

Vytvoření nativního dobropisu v Retinu

Pokud chcete vytvářet dobropisy s využitím vlastní integrace, můžete použít nativní Retino dobropisy:

1. Vyberte položky pro dobropisování
2. Zadejte číslo objednávky a variabilní symbol
3. Vyplňte všechny požadované údaje
4. Klikněte na tlačítko "Vytvořit dobropis"

Takto vytvořený dobropis bude uložen v systému Retino a pokud máte nakonfigurovaný webhook endpoint, systém automaticky odešle webhook s daty dobropisu na tento endpoint. To umožňuje integraci s vašimi vlastními systémy pro další zpracování dobropisu.

Zobrazení vytvořených dobropisů

Všechny vytvořené dobropisy jsou dostupné v historii případu. Pro jejich zobrazení:

1. Přejděte do sekce Historie na detailu případu
2. Použijte filtr "Dobropisy" v horní části historie
3. Zobrazí se seznam všech dobropisů vytvořených pro daný případ

U každého dobropisu vidíte základní informace jako variabilní symbol, datum vytvoření, položky a celkovou částku.

Práce s dobropisy v různých systémech

V závislosti na typu dobropisu a integraci máte různé možnosti práce s dobropisy:

• Shoptet dobropisy - obsahují odkaz do administrace Shoptetu, kde najdete plný detail dobropisu a můžete jej stáhnout nebo dále zpracovat
• Dativery dobropisy - obsahují odkaz na detail dobropisu v systému Dativery, kde můžete získat PDF verzi
• Retino dobropisy - primárně slouží pro odeslání dat přes webhook na vlastní endpoint, odkud si je můžete dále zpracovat ve vašem systému

Webhooky dobropisů

Pro pokročilou integraci s vlastními systémy nabízí Retino možnost využití webhooků dobropisů. Kdykoli je v Retinu vytvořen dobropis, systém automaticky odešle webhook s informacemi o této události do vámi definovaného koncového bodu.

Webhooky dobropisů umožňují:

• Automatické vytváření dobropisů ve vašem účetním systému
• Synchronizaci dat mezi Retinem a vašimi interními systémy
• Vlastní zpracování informací o dobropisech včetně generování PDF souborů

Při konfiguraci Retino Credit Note Clienta je nutné nastavit URL webhookového endpointu, kam budou data odesílána. Po vytvoření dobropisu v Retinu jsou na tento endpoint automaticky odeslána kompletní data dobropisu s událostí typu 'retino_credit_note.created'.

Pro více informací o webhookech dobropisů navštivte článek Webhooky dobropisů.

Požadavky pro vytváření dobropisů

Pro úspěšné vytváření dobropisů v Retinu je potřeba splnit následující požadavky:

Pro Shoptet integraci

• Aktivní Shoptet e-shop s platným API přístupem
• Správně nakonfigurovaná integrace mezi Retinem a Shoptetem
• Dostatečná oprávnění pro vytváření dobropisů

Pro Dativery integraci

• Aktivní účet v systému Dativery
• Správně nakonfigurovaná integrace mezi Retinem a Dativery
• Nastavené API klíče pro přístup k Dativery

Pro nativní dobropisy v Retinu

• Správně vyplněné údaje o vaší společnosti v nastavení Retina
• Nakonfigurovaný webhook endpoint pro příjem dat o dobropisech
• Systém na straně vašeho endpointu pro zpracování přijatých dat

Tipy a osvědčené postupy

• Vytvářejte dobropisy až po potvrzení přijetí vráceného zboží - předejdete tak problémům, kdy zákazník zboží nakonec nevrátí
• Pravidelně kontrolujte stav dobropisů - zejména při používání externích integrací se ujistěte, že dobropisy byly úspěšně přeneseny do účetního systému
• Ověřte funkčnost webhooků - u Retino dobropisů pravidelně kontrolujte, zda webhooky jsou úspěšně doručovány na váš endpoint
• Udržujte konzistentní postupy - definujte interní procesy pro schvalování a vytváření dobropisů, aby celý tým postupoval jednotně
• Používejte filtry v historii případu - pro rychlé zobrazení všech dobropisů spojených s případem
• Oznamte zákazníkovi vytvoření dobropisu - informujte zákazníka o vystavení dobropisu a očekávaném termínu vrácení peněz

Časté otázky

Mohu vytvořit více dobropisů k jednomu případu?

Ano, v Retinu můžete vytvořit více dobropisů k jednomu případu. Systém vás upozorní, že dobropis již existuje, ale stále vám umožní vytvořit další. Je však důležité zajistit, aby se jednotlivé dobropisy netýkaly stejných položek, což by mohlo vést k duplicitnímu vracení peněz.

Co se stane, když vytvořím dobropis a pak změním stav případu?

Vytvořené dobropisy zůstávají platné bez ohledu na následné změny stavu případu. Pokud potřebujete dobropis zrušit, musíte to provést manuálně v příslušném účetním systému (Shoptet, Dativery nebo jiném).

Mohu upravit již vytvořený dobropis?

V Retinu nelze přímo upravit již vytvořený dobropis. Pokud potřebujete provést změny, máte dvě možnosti:

1. Vytvořit nový dobropis s upravenými hodnotami
2. Upravit dobropis přímo v účetním systému (Shoptet, Dativery nebo jiném)

Jak nastavím webhook endpoint pro Retino dobropisy?

Při konfiguraci Retino Credit Note Clienta v nastavení systému musíte zadat URL webhook endpointu. Tento endpoint musí být připraven přijímat data ve formátu JSON a zpracovávat událost typu 'retino_credit_note.created'. Více informací najdete v dokumentaci API a webhooků.

Je možné automaticky odeslat dobropis zákazníkovi?

Retino samo o sobě neodesílá dobropisy zákazníkům. Po vytvoření dobropisu byste měli zákazníka informovat manuálně pomocí zprávy nebo využít automatizaci pro odeslání informace o vystaveném dobropisu.