Zprávy se zákazníkem

Záložka Zpráva v detailu případu umožňuje efektivní komunikaci se zákazníkem přímo z Retina. Tato funkce vám poskytuje plnohodnotný nástroj pro odesílání zpráv, který eliminuje potřebu přepínat mezi Retinem a e-mailovým klientem.

Základní funkce

Záložka Zpráva nabízí tyto hlavní funkce:

• Odesílání formátovaných e-mailových zpráv zákazníkovi
• Přikládání souborů k zprávám
• Využívání uložených odpovědí pro rychlejší komunikaci
• Generování odpovědí pomocí umělé inteligence
• Možnost nastavení kopie (CC) a skryté kopie (BCC)

Všechny zprávy jsou automaticky odesílány na e-mail zákazníka a zároveň ukládány do historie případu pro budoucí reference.

Vytvoření a odeslání zprávy

Pro vytvoření nové zprávy zákazníkovi klikněte na záložku "Zpráva" v panelu komunikace a akcí. Zobrazí se formulář pro vytvoření zprávy s následujícími prvky:

Příjemce zprávy

Ve výchozím nastavení je zpráva adresována zákazníkovi, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny v horní části případu. Pokud potřebujete změnit e-mailovou adresu příjemce pro aktuální zprávu:

1. Klikněte na jméno zákazníka v řádku "Komu"
2. Zobrazí se pole pro úpravu e-mailové adresy
3. Zadejte novou e-mailovou adresu

Kopie a skryté kopie

Můžete nastavit, aby kopie zprávy byla odeslána i na další e-mailové adresy:

• Cc (carbon copy) - kliknutím na tlačítko "Cc" přidáte pole pro zadání e-mailových adres, které obdrží kopii zprávy. Všichni příjemci uvidí, že zpráva byla odeslána i na tyto adresy.
• Bcc (blind carbon copy) - kliknutím na tlačítko "Bcc" přidáte pole pro zadání e-mailových adres, které obdrží skrytou kopii zprávy. Ostatní příjemci neuvidí, že zpráva byla odeslána i na tyto adresy.

Pro přidání více adres do pole Cc nebo Bcc klikněte na tlačítko "Přidat" u příslušného pole.

Předmět zprávy

Pole předmět je předvyplněno výchozím předmětem, který obsahuje kód případu a název vaší společnosti. Tento předmět můžete upravit podle potřeby.

Pokud použijete uloženou odpověď, která obsahuje i předmět, bude tento předmět automaticky vyplněn do pole předmětu.

Text zprávy

Pro psaní textu zprávy je k dispozici textový editor, který nabízí různé možnosti formátování:

• Základní formátování textu (tučné písmo, kurzíva, podtržení)
• Různé styly nadpisů
• Odrážkové a číslované seznamy
• Vkládání odkazů
• Zarovnání textu
• Úprava odsazení

Přílohy

K zprávě můžete přiložit soubory třemi způsoby:

1. Kliknutím na ikonu sponky v horní liště textového editoru
2. Přetažením souborů přímo do okna editoru zprávy
3. Vložením obrázků ze schránky pomocí klávesové zkratky Ctrl+V (nebo Cmd+V na Macu)

Přiložené soubory se zobrazí pod editorem zprávy. Jednotlivé přílohy můžete odstranit kliknutím na ikonu koše u každého souboru.

Pokročilé funkce

Uložené odpovědi

Pro efektivnější komunikaci můžete využít funkci uložených odpovědí, které vám umožní rychle vkládat předpřipravené texty pro často se opakující situace:

1. Klikněte na ikonu blesku v horní liště editoru zpráv
2. Zobrazí se seznam dostupných uložených odpovědí
3. Vyberte požadovanou odpověď kliknutím
4. Text se automaticky vloží do editoru, kde ho můžete dále upravit

Pro více informací o vytváření a správě uložených odpovědí navštivte článek Uložené odpovědi.

Odpověď AI

Retino spojilo své síly s umělou inteligencí! Mezi funkcemi textového editoru najdete také nástroj "Odpověď AI" pod ikonou "lahvičky" v horní liště, který výrazně zefektivňuje komunikaci se zákazníky:

1. Klikněte na ikonu "lahvičky" v horní liště textového editoru
2. Otevře se dialogové okno, kde můžete zadat pokyn pro AI (např. "refundujeme 90% částky")
3. AI vygeneruje kompletní odpověď na základě vašeho pokynu a kontextu případu
4. Odpověď můžete jedním kliknutím přijmout nebo upravit zadání pro vytvoření nové verze

Nástroj AI dokáže:

• Pracovat s kontextem případu (zná historii komunikace, produkty i částky)
• Správně oslovit zákazníka
• Přizpůsobit se tónu komunikace vašeho e-shopu
• Generovat odpovědi v jazyce případu (i když zadáte pokyn česky)
• Automaticky počítat částky (např. procentuální refundace)

Klávesové zkratky

Pro rychlejší práci se zprávami můžete využít následující klávesové zkratky:

• Ctrl+Enter (nebo Cmd+Enter na Macu) - odeslání zprávy
• Esc - zrušení zprávy a zavření editoru
• Ctrl+B - tučné písmo
• Ctrl+I - kurzíva
• Ctrl+U - podtržení
• Ctrl+V - vložení obsahu schránky (včetně obrázků)

Kontrola zprávy s jedním řádkem

Pokud se pokusíte odeslat zprávu, která obsahuje pouze jeden řádek textu, Retino vám zobrazí potvrzovací dialog s dotazem, zda chcete zprávu odeslat jako zprávu zákazníkovi nebo jako interní poznámku. Tato funkce pomáhá předcházet situacím, kdy byste mohli omylem odeslat krátkou interní poznámku jako zprávu zákazníkovi.

Časté otázky

Může zákazník odpovědět na mou zprávu?

Ano, zákazník může odpovědět na vaši zprávu běžnou odpovědí na e-mail. Jeho odpověď se automaticky přidá do historie případu v Retinu a bude vám k dispozici přímo v detailu případu.

Jak poznám, že zákazník odpověděl na zprávu?

Když zákazník odpoví na vaši zprávu, případ se označí jako nepřečtený a zobrazí se v seznamu případů s vizuálním indikátorem nové aktivity. Pokud máte nastavená upozornění, můžete také obdržet e-mailové nebo systémové notifikace o nové zprávě od zákazníka.

Mohu změnit podpis v e-mailech?

Ano, svůj e-mailový podpis můžete nastavit v sekci Nastavení > Uživatel. Podpis se automaticky přidává na konec všech vašich zpráv.

Je možné naplánovat odeslání zprávy na pozdější čas?

Ne, v současné verzi Retina není možné naplánovat odeslání zprávy na pozdější čas. Zprávy se odesílají ihned po kliknutí na tlačítko "Odeslat zprávu".