Uložené odpovědi

Uložené odpovědi (známé také jako šablony odpovědí) jsou připravené texty, které můžete použít pro rychlou a konzistentní komunikaci se zákazníky. Tato funkce vám pomůže šetřit čas při odpovídání na často se opakující dotazy nebo situace.

Výhody používání uložených odpovědí

• Úspora času při komunikaci se zákazníky
• Konzistentní a profesionální komunikace
• Snížení chyb v odpovědích
• Možnost předpřipravit odpovědi pro specifické situace
• Podpora více jazyků díky překladu odpovědí

Správa uložených odpovědí

Přístup ke správě uložených odpovědí najdete v sekci Nastavení > Uložené odpovědi. Zde můžete vytvářet, upravovat a mazat šablony odpovědí pro vaši společnost.

Vytvoření nové uložené odpovědi

1. Přejděte do sekce Nastavení > Uložené odpovědi
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit novou uloženou odpověď
3. Vyplňte následující pole:
   • Název - krátký, výstižný název, který vám pomůže rychle identifikovat odpověď (např. "Reklamace - potvrzení přijetí")
   • Předmět - předmět e-mailu, který bude použit při aplikaci této odpovědi (volitelné)
   • Tělo - text zprávy, který se vloží do editoru při použití této šablony
   • Soukromé - pokud je zaškrtnuto, tuto uloženou odpověď uvidíte pouze vy (není sdílená s ostatními agenty)
4. Klikněte na Uložit pro vytvoření uložené odpovědi

Úprava uložené odpovědi

1. V seznamu uložených odpovědí najděte odpověď, kterou chcete upravit
2. Klikněte na ikonu tužky u dané položky
3. Proveďte potřebné úpravy
4. Klikněte na Uložit pro potvrzení změn

Smazání uložené odpovědi

1. V seznamu uložených odpovědí najděte odpověď, kterou chcete smazat
2. Klikněte na ikonu koše u dané položky
3. Potvrďte smazání v dialogovém okně

Použití uložených odpovědí při komunikaci

Uložené odpovědi můžete využít při odpovídání na zprávy od zákazníků v detailu případu:

Vložení uložené odpovědi do zprávy

1. Otevřete detail případu a začněte psát novou zprávu zákazníkovi
2. Klikněte na ikonu blesku v panelu nástrojů editoru zprávy
3. Zobrazí se seznam dostupných uložených odpovědí
4. Klikněte na požadovanou odpověď pro její vložení do editoru
5. Text můžete dále upravovat a personalizovat před odesláním

Filtrování odpovědí podle jazyka

Systém zobrazuje uložené odpovědi rozdělené do dvou skupin:

• Odpovědi dostupné v aktuálním jazyce případu (zobrazují se nahoře)
• Odpovědi bez překladu pro aktuální jazyk (zobrazují se níže a jsou neaktivní)

Odpovědi bez překladu pro daný jazyk nelze použít, dokud pro ně nevytvoříte příslušnou jazykovou verzi.

Tipy pro efektivní využití uložených odpovědí

• Používejte proměnné - v odpovědích můžete používat zástupné texty, které před odesláním nahradíte konkrétními údaji
• Vytvořte kategorie v názvech - pro lepší orientaci používejte například předpony v názvech (např. "Reklamace - ...", "Vrácení - ...")
• Udržujte aktuální překlady - zajistěte, aby důležité odpovědi měly překlady ve všech jazycích, které používáte pro komunikaci
• Pravidelně revidujte - aktualizujte uložené odpovědi, aby obsahovaly aktuální informace a postupy
• Kombinujte s personalizací - pro profesionální dojem vždy upravte generickou odpověď tak, aby odpovídala konkrétní situaci zákazníka

Soukromé vs. sdílené odpovědi

V Retinu můžete vytvářet dva typy uložených odpovědí:

• Sdílené odpovědi - viditelné a použitelné pro všechny agenty ve vaší společnosti
• Soukromé odpovědi - viditelné a použitelné pouze pro vás (užitečné pro osobní styl komunikace nebo specifické případy, které řešíte)

Pro vytvoření soukromé odpovědi stačí zaškrtnout možnost "Soukromé" při vytváření nebo úpravě uložené odpovědi.