Systémové e-maily v Retinu jsou předpřipravené šablony, které se automaticky odesílají zákazníkům v reakci na specifické události v systému. Tyto e-maily zajišťují konzistentní, profesionální a automatizovanou komunikaci se zákazníky během celého procesu řešení jejich případů.
Typy systémových e-mailů
Retino obsahuje následující základní typy systémových e-mailů, které můžete upravit podle svých potřeb:
Váš případ byl vytvořen - potvrzuje zákazníkovi vytvoření nového případu v systému
Prosíme o hodnocení případu - žádá zákazníka o ohodnocení vyřešeného případu
Přepravní štítek byl vytvořen - informuje zákazníka o vytvoření přepravního štítku pro vrácení zboží
Dokument vytvořen - oznamuje vytvoření dokumentu k případu (např. protokol o přijetí reklamace)
Dobropis vytvořen - informuje o vytvoření dobropisu k případu
Váš voucher - odesílá zákazníkovi informace o vytvořeném slevovém voucheru
Pro každý typ dokumentu nebo přepravní dopravy se navíc vytvoří samostatná e-mailová šablona, kterou si můžete upravit individuálně.
Kde najít a upravit systémové e-maily
Systémové e-maily můžete upravit podle vlastních potřeb:
Přejděte do sekce Nastavení > E-maily
Vyberte typ e-mailu, který chcete upravit
Klikněte na tlačítko Změnit
Upravte předmět a text e-mailu podle potřeby
Klikněte na Potvrdit pro uložení změn
Vícejazyčná podpora
Systémové e-maily podporují více jazyků, což vám umožňuje komunikovat se zákazníky v jejich preferovaném jazyce:
Při úpravě e-mailu jsou k dispozici záložky pro různé jazyky
Pro každý jazyk můžete nastavit specifickou verzi předmětu a textu e-mailu
Systém automaticky odešle e-mail ve správném jazyce podle nastavení jazyka případu
Použití proměnných v e-mailech
Pro personalizaci systémových e-mailů můžete použít následující proměnné:
[[code]] - kód případu
[[customer.name]] - jméno zákazníka
[[customer.email]] - e-mail zákazníka
[[customer.phone]] - telefonní číslo zákazníka
[[order.code]] - kód objednávky
[[voucher.code]] - kód slevového voucheru (pouze v šabloně pro voucher)
[[voucher.value]] - hodnota slevového voucheru (pouze v šabloně pro voucher)
Důležité upozornění: Proměnné musí být přesně ve formátu uvedeném výše, včetně dvojitých hranatých závorek. Proměnné, které nejsou relevantní pro daný typ e-mailu, se nenahradí.
Formátování textu
Editor e-mailových šablon umožňuje základní formátování textu pomocí nástrojové lišty:
Tučný text - zvýrazňuje důležité informace
Kurzíva - zdůrazňuje určité pasáže textu
Zarovnání textu - vlevo, na střed, vpravo
Seznamy - odrážkové a číslované
Odkazy - vkládání odkazů na externí stránky
Přílohy e-mailů
K některým systémovým e-mailům se automaticky přikládají soubory:
Přepravní štítek byl vytvořen - přiložen je pdf soubor s přepravním štítkem
Dokument vytvořen - přiložen je vygenerovaný dokument
Dobropis vytvořen - přiložen je pdf soubor s dobropisem
Automatizované e-maily
Kromě systémových e-mailů můžete v Retinu nastavit i vlastní automatizované e-maily, které se odesílají na základě specifických událostí a podmínek. Tyto e-maily se nastavují v sekci Nastavení > Automatizace pomocí akce "Poslat šablonu zprávy jako email".
Podrobné informace o nastavení automatizovaných e-mailů najdete v článku Automatizace v Retinu.
Praktické tipy pro systémové e-maily
Jednotný styl - udržujte jednotný styl a tón komunikace ve všech e-mailech
Používejte proměnné - personalizujte e-maily pomocí proměnných jako je jméno zákazníka nebo kód případu
Nastavte všechny jazykové verze - pokud komunikujete se zákazníky v různých jazycích, ujistěte se, že máte vyplněny všechny jazykové verze e-mailů
Testujte před nasazením - po úpravě e-mailových šablon otestujte jejich vzhled a funkčnost na testovacím případu
Pravidelně aktualizujte - pravidelně revidujte obsah vašich e-mailů, aby odrážely aktuální procesy a komunikační styl vaší společnosti
Případy vytváření dalších typů systémových e-mailů
Systém automaticky vytváří další typy e-mailů při vytvoření nového typu dokumentu (např. reklamační protokol)
Pro tyto nové typy e-mailů se vytvoří základní šablony, které si můžete upravit v sekci Nastavení > E-maily.
Tip: Pokud v seznamu systémových e-mailů vidíte více položek stejného typu (např. více položek "Dokument vytvořen"), je to proto, že máte v systému více různých typů dokumentů. Každý typ dokumentu má svou vlastní e-mailovou šablonu, kterou lze individuálně upravit.