Dokumenty v Retinu umožňují vytvářet profesionální, vícejazyčné PDF dokumenty pro vaše reklamační případy. Díky této funkci můžete automaticky generovat různé typy dokumentů jako potvrzení o přijetí reklamace, dodací listy, protokoly o vyřízení reklamace a další důležité dokumenty, které potřebujete v rámci reklamačního procesu.
K čemu slouží dokumenty v Retinu
Systém dokumentů v Retinu byl navržen pro následující účely:
Vytváření profesionálních PDF dokumentů pro zákazníky
Automatické vyplnění údajů z případu a produktů
Možnost přizpůsobení obsahu podle typu případu
Podpora vícejazyčných dokumentů pro mezinárodní zákazníky
Automatické odesílání dokumentů e-mailem zákazníkům
Udržování konzistentní komunikace se zákazníky
Výchozí typy dokumentů
Retino standardně nabízí několik přednastavených typů dokumentů, které odpovídají nejčastějším potřebám v reklamačním procesu:
Potvrzení o přijetí reklamace - Dokument potvrzující přijetí reklamovaného zboží, který zároveň slouží jako potvrzení pro zákazníka.
Tento dokument obsahuje základní údaje o zákazníkovi, detaily reklamovaného zboží a informace o očekávaném průběhu reklamace.
Reklamační protokol - Detailní dokument o průběhu a výsledku reklamačního řízení.
Reklamační protokol zahrnuje kompletní informace o reklamaci včetně technického posouzení, výsledku reklamace a navrhovaného řešení.
Práce s dokumenty v detailu případu
Dokumenty můžete vytvářet přímo v detailu konkrétního případu pomocí následujícího postupu:
Otevřete detail případu, pro který chcete vytvořit dokument
Klikněte na záložku Dokumenty v horní části obrazovky
Vyberte požadovaný typ dokumentu ze seznamu dostupných šablon
Zkontrolujte a případně upravte předvyplněné údaje ve formuláři
Klikněte na tlačítko Vytvořit dokument
Po vytvoření se dokument automaticky uloží k případu a zároveň se vygeneruje PDF soubor, který můžete stáhnout nebo odeslat zákazníkovi e-mailem.
Nastavení typů dokumentů
Administrátoři systému mohou spravovat a vytvářet nové typy dokumentů v sekci nastavení:
Přejděte do sekce Nastavení > Dokumenty
Zde uvidíte seznam všech existujících typů dokumentů rozdělených podle typů případů
Pro vytvoření nového typu dokumentu klikněte na tlačítko Vytvořit dokument
Vytvoření nového typu dokumentu
Při vytváření nebo úpravě typu dokumentu máte následující možnosti:
Základní nastavení:
Název dokumentu (ve všech podporovaných jazycích)
Obsah dokumentu (vícejazyčný, s možností formátování)
Nastavení skrytí informací o zákazníkovi
Možnost aktualizace případu daty z dokumentu
Pole případu:
Vyberte, která pole případu se mají zobrazit v dokumentu (např. jméno zákazníka, e-mail, číslo objednávky)
Pole produktů:
Vyberte, která pole produktů se mají zobrazit v dokumentu (např. název produktu, výrobce, cena)
Údaje o dodavateli:
Nastavení, zda použít fakturační údaje společnosti nebo vlastní údaje dodavatele
Vyplnění údajů dodavatele, pokud se liší od fakturačních údajů
Automatické vytváření dokumentů
Retino umožňuje automatické vytváření a odesílání dokumentů prostřednictvím automatizačních pravidel. To je užitečné například pro:
Automatické odeslání potvrzení o přijetí reklamace, když se změní stav případu na "Přijato"
Generování a odeslání reklamačního protokolu po uzavření případu
Vytvoření dodacího listu při odeslání opraveného zboží zpět zákazníkovi
Pro nastavení automatického vytváření dokumentů:
Přejděte do sekce Nastavení > Automatizace
Vytvořte nový trigger nebo upravte existující
Jako výslednou akci vyberte Přidat dokument
Zvolte typ dokumentu, který se má automaticky vytvořit
Nastavte, zda se má dokument automaticky odeslat e-mailem zákazníkovi
Tipy pro efektivní práci s dokumenty
Vícejazyčný obsah - vyplňte názvy a obsah dokumentů ve všech jazycích, které používáte pro komunikaci se zákazníky
Proměnné v textu - v obsahu dokumentu můžete použít HTML formátování pro lepší strukturování obsahu
Náhled před vytvořením - využívejte funkci náhledu k ověření správného zobrazení dokumentu před jeho finálním vytvořením
Automatizace - propojte vytváření dokumentů s automatizačními pravidly pro zefektivnění procesu
Fakturační údaje - pro správné zobrazení vašich údajů v dokumentech nezapomeňte nastavit fakturační údaje společnosti
Důležité: Pro správné fungování dokumentů je nezbytné mít vyplněné fakturační údaje společnosti.
Nejčastější dotazy
Jak mohu nahrát vlastní logo do dokumentu?
Logo společnosti se přebírá z vašich fakturačních údajů. Pro nastavení loga:
Přejděte do sekce Nastavení > Účet
Nahrajte logo pomocí příslušného formuláře
Logo se automaticky zobrazí ve všech vašich dokumentech
Mohu upravit vzhled generovaných PDF dokumentů?
Základní šablony dokumentů jsou navrženy tak, aby odpovídaly profesionálním standardům. V současnosti není možné kompletně měnit vzhled dokumentů, ale můžete upravit obsah a formátování textu pomocí HTML editoru při vytváření typu dokumentu.
Je možné odesílat dokumenty automaticky?
Ano, dokumenty lze automaticky generovat a odesílat pomocí funkce automatizace. Nastavte trigger s akcí "Přidat dokument" a zvolte možnost automatického odeslání e-mailem.