Systém aktivit v Retinu umožňuje efektivně organizovat, plánovat a sledovat úkoly související s jednotlivými případy. Tento systém funguje jako integrovaný todo list přímo v aplikaci, který pomáhá týmům udržet přehled o všech potřebných krocích při zpracování požadavků zákazníků.
Jak fungují aktivity
Aktivity představují konkrétní úkoly, které je třeba provést v souvislosti s případem. Každá aktivita obsahuje:
Název - stručné označení úkolu
Popis - podrobnější informace o tom, co je potřeba udělat
Termín - datum, do kdy má být úkol dokončen
Přiřazený uživatel - osoba odpovědná za splnění úkolu
Stav - otevřeno nebo uzavřeno
Soubory - možnost připojit relevantní dokumenty
Aktivity jsou vždy navázány na konkrétní případ a pomáhají strukturovat pracovní postup při jeho řešení.
Seznam aktivit
V Retinu máte k dispozici přehledný seznam všech aktivit, který můžete filtrovat podle různých kritérií:
Aktivity v následujícím týdnu - zobrazí úkoly s termínem v následujících 7 dnech
Dnešní aktivity - zobrazí úkoly s termínem dnes
Aktivity s termínem za více než týden - zobrazí úkoly s termínem za více než 7 dní
Zpožděné aktivity - zobrazí úkoly, jejichž termín již vypršel
Všechny aktivity - zobrazí kompletní seznam aktivit
Seznam můžete dále filtrovat podle přiřazeného uživatele, stavu (otevřeno/uzavřeno) a termínu dokončení pomocí rozšířených filtrů.
Vytváření a správa aktivit
Aktivitu můžete vytvořit přímo z detailu případu kliknutím na záložku "Aktivita" v sekci s možnostmi přidání obsahu. Při vytváření aktivity zadáte:
Název aktivity
Popis (volitelné)
Termín dokončení
Uživatele, kterému bude aktivita přiřazena
Případné soubory související s úkolem
Existující aktivitu můžete upravit, označit jako dokončenou nebo smazat prostřednictvím kontextového menu u dané aktivity v seznamu.
Propojení s automatizací
Jednou z nejvýkonnějších funkcí systému aktivit je možnost jejich automatického vytváření jako součást automatizovaných procesů. V nastavení Nastavení > Automatizace můžete definovat pravidla pro automatické vytváření aktivit při konkrétních událostech, například:
Vytvoření aktivity při změně stavu případu
Vytvoření aktivity při přidání určitého štítku k případu
Vytvoření aktivity při vypršení termínu jiné aktivity
Vytvoření aktivity při změně přiřazeného agenta
Příklad automatizace s aktivitami
Představme si scénář, kdy potřebujete, aby se u každé reklamace automaticky vytvořila aktivita pro kontrolu vrácené zásilky po jejím obdržení:
Spouštěcí událost je změna stavu případu na "Reklamace - Očekáváme vrácení zboží"
Podmínka je, že zákazník si vybral dopravu přes dopravce, kterého sledujete v systému
Výsledná akce této automatizace je vytvoření aktivity "Kontrola vrácené zásilky" s termínem 2 dny od okamžiku spuštění, přiřazená danému agentovi
Praktické příklady využití aktivit
Systém aktivit v Retinu lze využít mnoha způsoby, například:
1) Sledování kroků v reklamačním procesu
Pro každý krok reklamačního procesu můžete vytvořit samostatnou aktivitu s termínem dokončení:
Kontaktování zákazníka pro doplnění informací
Kontrola vrácené zásilky a posouzení reklamace
Odeslání zboží k opravě
Vytvoření a odeslání dobropisu
2) Připomenutí důležitých termínů
Aktivity mohou sloužit jako připomenutí důležitých termínů:
Připomenutí termínu pro vyřízení reklamace dle zákona
Kontrola platby po odeslání faktury
Následná komunikace se zákazníkem po vyřešení případu
3) Delegování úkolů v týmu
Rozdělení práce v týmu můžete řešit přiřazováním aktivit konkrétním členům týmu:
Přiřazení kontroly vrácených zásilek skladníkovi
Přiřazení vystavení dobropisu účetnímu
Přiřazení komunikace se zákazníkem agentovi zákaznické podpory
4) Příklad z praxe
Můžete využívat aktivity pro řízení celého procesu reklamací:
Po vytvoření reklamace se automaticky vytváří aktivita "Kontrola obsahu reklamace" přiřazená vedoucímu reklamačního oddělení
Po změně stavu na "Čekáme na vrácení zboží" se vytvoří aktivita "Kontrola doručení zásilky" s termínem 7 dní
Po změně stavu na "Zboží přijato na sklad" se vytvoří aktivita "Posouzení reklamace" přiřazená technikovi
Po vyřešení reklamace se vytvoří aktivita "Kontrola spokojenosti zákazníka" s termínem 14 dní od uzavření případu
Díky tomuto systému máte přehled o všech krocích reklamačního procesu a může efektivně sledovat termíny a odpovědnosti.
Výhody používání aktivit
Přehled - vždy víte, jaké úkoly vás čekají a které již máte za sebou
Včasné upozornění - díky termínům nezapomenete na důležité úkoly
Jasná odpovědnost - každý člen týmu vidí, které aktivity má na starosti
Efektivita - propojení s automatizací šetří čas při rutinních úkonech
Sledování výkonu - možnost sledovat, jak rychle jsou různé typy aktivit dokončovány
Systém aktivit je plně integrován do Retina a funguje jako centrální místo pro organizaci práce vašeho týmu při řešení případů.