Systémové a automatizované e-maily

Systémové e-maily v Retinu jsou předpřipravené šablony, které se automaticky odesílají zákazníkům v reakci na specifické události v systému. Tyto e-maily zajišťují konzistentní, profesionální a automatizovanou komunikaci se zákazníky během celého procesu řešení jejich případů.

Typy systémových e-mailů

Retino obsahuje následující základní typy systémových e-mailů, které můžete upravit podle svých potřeb:

• Váš případ byl vytvořen - potvrzuje zákazníkovi vytvoření nového případu v systému
• Prosíme o hodnocení případu - žádá zákazníka o ohodnocení vyřešeného případu
• Přepravní štítek byl vytvořen - informuje zákazníka o vytvoření přepravního štítku pro vrácení zboží
• Dokument vytvořen - oznamuje vytvoření dokumentu k případu (např. protokol o přijetí reklamace)
• Dobropis vytvořen - informuje o vytvoření dobropisu k případu
• Váš voucher - odesílá zákazníkovi informace o vytvořeném slevovém voucheru

Pro každý typ dokumentu nebo přepravní dopravy se navíc vytvoří samostatná e-mailová šablona, kterou si můžete upravit individuálně.

Kde najít a upravit systémové e-maily

Systémové e-maily můžete upravit podle vlastních potřeb:

1. Přejděte do sekce Nastavení > E-maily
2. Vyberte typ e-mailu, který chcete upravit
3. Klikněte na tlačítko Změnit
4. Upravte předmět a text e-mailu podle potřeby
5. Klikněte na Potvrdit pro uložení změn

Vícejazyčná podpora

Systémové e-maily podporují více jazyků, což vám umožňuje komunikovat se zákazníky v jejich preferovaném jazyce:

1. Při úpravě e-mailu jsou k dispozici záložky pro různé jazyky
2. Pro každý jazyk můžete nastavit specifickou verzi předmětu a textu e-mailu
3. Systém automaticky odešle e-mail ve správném jazyce podle nastavení jazyka případu

Použití proměnných v e-mailech

Pro personalizaci systémových e-mailů můžete použít následující proměnné:

• [[code]] - kód případu
• [[customer.name]] - jméno zákazníka
• [[customer.email]] - e-mail zákazníka
• [[customer.phone]] - telefonní číslo zákazníka
• [[order.code]] - kód objednávky
• [[voucher.code]] - kód slevového voucheru (pouze v šabloně pro voucher)
• [[voucher.value]] - hodnota slevového voucheru (pouze v šabloně pro voucher)

Formátování textu

Editor e-mailových šablon umožňuje základní formátování textu pomocí nástrojové lišty:

• Tučný text - zvýrazňuje důležité informace
• Kurzíva - zdůrazňuje určité pasáže textu
• Zarovnání textu - vlevo, na střed, vpravo
• Seznamy - odrážkové a číslované
• Odkazy - vkládání odkazů na externí stránky

Přílohy e-mailů

K některým systémovým e-mailům se automaticky přikládají soubory:

• Přepravní štítek byl vytvořen - přiložen je pdf soubor s přepravním štítkem
• Dokument vytvořen - přiložen je vygenerovaný dokument
• Dobropis vytvořen - přiložen je pdf soubor s dobropisem

Automatizované e-maily

Kromě systémových e-mailů můžete v Retinu nastavit i vlastní automatizované e-maily, které se odesílají na základě specifických událostí a podmínek. Tyto e-maily se nastavují v sekci Nastavení > Automatizace pomocí akce "Poslat šablonu zprávy jako email".

Podrobné informace o nastavení automatizovaných e-mailů najdete v článku Automatizace v Retinu.

Praktické tipy pro systémové e-maily

• Jednotný styl - udržujte jednotný styl a tón komunikace ve všech e-mailech
• Používejte proměnné - personalizujte e-maily pomocí proměnných jako je jméno zákazníka nebo kód případu
• Nastavte všechny jazykové verze - pokud komunikujete se zákazníky v různých jazycích, ujistěte se, že máte vyplněny všechny jazykové verze e-mailů
• Testujte před nasazením - po úpravě e-mailových šablon otestujte jejich vzhled a funkčnost na testovacím případu
• Pravidelně aktualizujte - pravidelně revidujte obsah vašich e-mailů, aby odrážely aktuální procesy a komunikační styl vaší společnosti

Případy vytváření dalších typů systémových e-mailů

Systém automaticky vytváří další typy e-mailů při vytvoření nového typu dokumentu (např. reklamační protokol)

Pro tyto nové typy e-mailů se vytvoří základní šablony, které si můžete upravit v sekci Nastavení > E-maily.