Dodavatelské reklamace

Doplněk Dodavatelské reklamace v Retino umožňuje efektivní správu reklamací zboží u vašich dodavatelů. Díky tomuto nástroji můžete shromažďovat zákaznické reklamace, vytvářet skladové reklamace a generovat potřebné dokumenty pro komunikaci s dodavateli.

K čemu slouží doplněk Dodavatelské reklamace

Doplněk Dodavatelské reklamace rozšiřuje možnosti Retina o tyto klíčové funkce:

• Zakládání dodavatelských reklamací, které shromažďují zákaznické reklamace pro následnou komunikaci s dodavatelem
• Vytváření skladových reklamací bez nutnosti existence zákaznické reklamace
• Export dokumentů pro dodavatele se všemi potřebnými informacemi
• Sledování celého procesu reklamace u dodavatele od založení až po vyřešení

Aktivace doplňku

Dodavatelské reklamace aktivujete jako doplněk v Marketplace. Po aktivaci se doplněk přidá mezi nainstalované a na detailu případu se v kontextové nabídce objeví nová akce Dodavatelská reklamace.

Workflow dodavatelských reklamací

Proces práce s dodavatelskými reklamacemi zahrnuje několik kroků:

1. Založení dodavatelské reklamace

Po kliknutí na akci Dodavatelská reklamace na detailu případu máte dvě možnosti:

• Vytvořit novou dodavatelskou reklamaci - vytvoříte nový případ typu Dodavatelská reklamace s vyplněním údajů o dodavateli
• Přidat případ k existující dodavatelské reklamaci - přidáte produkty z aktuálního případu do již vytvořené dodavatelské reklamace

Tento přístup vám umožňuje postupně shromažďovat reklamované produkty a ve vhodný okamžik reklamaci podat dodavateli.

2. Vyplnění údajů o dodavateli

Při vytváření nové dodavatelské reklamace můžete:

• Vyhledat dodavatele z již existujících záznamů
• Vyplnit údaje o novém dodavateli (jméno, adresa, kontaktní údaje, IČO, DIČ)

Jednou vytvořené záznamy dodavatelů zůstávají uložené pro budoucí použití a můžete je spravovat v nastavení doplňku.

3. Přidání produktů do reklamace

Do dodavatelské reklamace můžete přidat:

• Produkty ze zákaznických reklamací (propojením případů)
• Produkty z vašeho skladového inventáře (v případě skladových reklamací)

Pro každý produkt můžete specifikovat:

• Počet reklamovaných kusů
• Popis závady nebo důvod reklamace
• Navrhované řešení reklamace
• Přiložit soubory dokumentující závadu (fotografie, videa, atd.)

4. Sledování stavu reklamace

Dodavatelská reklamace prochází několika stavy, které odpovídají jejímu životnímu cyklu:

1. Nová reklamace - sběr reklamovaného zboží
   • Stav: Sběr zboží
2. Odeslání dodavateli - odeslání reklamace dodavateli
   • Stav: Odesláno dodavateli
3. Čekání na dodavatele - čekání na vyřízení reklamace
   • Stav: Čeká na dodavatele
4. Vyřešení - uzavření reklamace s výsledkem
   • Stav: Akceptováno - proplaceno
   • Stav: Akceptováno - částečně proplaceno
   • Stav: Akceptováno - opraveno
   • Stav: Akceptováno - zboží přijato

Tyto stavy vám umožňují přehledně sledovat, v jaké fázi se reklamace nachází.

5. Odeslání reklamace dodavateli

Když se rozhodnete reklamaci předat dodavateli, můžete na záložce Dokumenty vygenerovat dokument, který obsahuje:

• Údaje o vaší společnosti
• Údaje o dodavateli
• Seznam reklamovaných produktů
• Důvody reklamace a navrhovaná řešení pro každý produkt
• Přílohy dokumentující závady

Tento dokument můžete následně odeslat dodavateli elektronicky nebo vytisknout a přiložit k zasílanému zboží.

Mapování vlastních polí

V nastavení doplňku máte možnost konfigurovat mapování polí z detailu případu do dodavatelské reklamace. Hodnoty lze propisovat do polí Popis závady a Navrhované řešení.

Tato funkce vám umožňuje automaticky přenášet informace ze zákaznických reklamací do dodavatelských reklamací, což šetří čas a snižuje riziko chyb při přepisování.

Propojení zákaznické a dodavatelské reklamace

Systém Retino umožňuje obousměrné propojení mezi zákaznickými a dodavatelskými reklamacemi:

• Na detailu zákaznické reklamace vidíte, zda je součástí dodavatelské reklamace, a můžete na ni přejít
• Na detailu dodavatelské reklamace vidíte, jaké zákaznické reklamace jsou její součástí, a můžete na ně přejít

Toto propojení poskytuje kompletní přehled o celém procesu reklamace od zákazníka až po dodavatele.

Skladové reklamace

Doplněk umožňuje také vytvářet skladové reklamace, tedy reklamace zboží, u kterého jste zjistili nedostatky již na skladě před odesláním zákazníkovi.

Jak vytvořit skladovou reklamaci

1. V sekci Případy klikněte na Nový případ
2. Jako typ případu zvolte Dodavatelská reklamace
3. Vyplňte údaje o dodavateli (nebo vyberte existujícího)
4. Přidejte produkty z produktového katalogu

Hledání produktů pro skladové reklamace

Pro zjednodušení tvorby skladových reklamací Retino používá produktový katalog z vašeho e-shopu. K tomu slouží Retino Products XML feed.

Pro vyhledání produktu pak stačí zadat alespoň 3 znaky (název, kód, EAN, atd.) a kliknout na produkt, který chcete přidat do reklamace.

Filtrování zboží v dodavatelských reklamacích

V seznamu produktů můžete filtrovat ty, které jsou součástí nějaké dodavatelské reklamace. To vám umožňuje rychle zjistit, které produkty již byly reklamovány u dodavatele.

Správa dodavatelů

V nastavení doplňku Dodavatelské reklamace máte přístup ke správě dodavatelů, kde můžete:

• Přidávat nové dodavatele
• Upravovat údaje existujících dodavatelů
• Vyhledávat dodavatele podle názvu, IČO, DIČ nebo adresy

Tato databáze dodavatelů vám usnadní vytváření nových dodavatelských reklamací, protože nebudete muset opakovaně zadávat stejné údaje.

Tipy pro efektivní práci s dodavatelskými reklamacemi

• Pravidelně kontrolujte zákaznické reklamace a přidávejte je do dodavatelských reklamací, aby nedocházelo ke zbytečným prodlevám
• Skupujte reklamace stejného dodavatele do jedné dodavatelské reklamace, abyste minimalizovali administrativu a náklady na dopravu
• Využívejte skladové reklamace pro okamžité řešení zjištěných problémů se zbožím, které ještě nebylo odesláno zákazníkům
• Nastavte si mapování vlastních polí pro automatický přenos informací ze zákaznických reklamací
• Pravidelně aktualizujte stavy dodavatelských reklamací podle reálné situace, abyste měli vždy aktuální přehled