Doplněk Dodavatelské reklamace v Retino umožňuje efektivní správu reklamací zboží u vašich dodavatelů. Díky tomuto nástroji můžete shromažďovat zákaznické reklamace, vytvářet skladové reklamace a generovat potřebné dokumenty pro komunikaci s dodavateli.
K čemu slouží doplněk Dodavatelské reklamace
Doplněk Dodavatelské reklamace rozšiřuje možnosti Retina o tyto klíčové funkce:
Zakládání dodavatelských reklamací, které shromažďují zákaznické reklamace pro následnou komunikaci s dodavatelem
Vytváření skladových reklamací bez nutnosti existence zákaznické reklamace
Export dokumentů pro dodavatele se všemi potřebnými informacemi
Sledování celého procesu reklamace u dodavatele od založení až po vyřešení
Aktivace doplňku
Dodavatelské reklamace aktivujete jako doplněk v Marketplace. Po aktivaci se doplněk přidá mezi nainstalované a na detailu případu se v kontextové nabídce objeví nová akce Dodavatelská reklamace.
Workflow dodavatelských reklamací
Proces práce s dodavatelskými reklamacemi zahrnuje několik kroků:
1. Založení dodavatelské reklamace
Po kliknutí na akci Dodavatelská reklamace na detailu případu máte dvě možnosti:
Vytvořit novou dodavatelskou reklamaci - vytvoříte nový případ typu Dodavatelská reklamace s vyplněním údajů o dodavateli
Přidat případ k existující dodavatelské reklamaci - přidáte produkty z aktuálního případu do již vytvořené dodavatelské reklamace
Tento přístup vám umožňuje postupně shromažďovat reklamované produkty a ve vhodný okamžik reklamaci podat dodavateli.
2. Vyplnění údajů o dodavateli
Při vytváření nové dodavatelské reklamace můžete:
Vyhledat dodavatele z již existujících záznamů
Vyplnit údaje o novém dodavateli (jméno, adresa, kontaktní údaje, IČO, DIČ)
Jednou vytvořené záznamy dodavatelů zůstávají uložené pro budoucí použití a můžete je spravovat v nastavení doplňku.
3. Přidání produktů do reklamace
Do dodavatelské reklamace můžete přidat:
Produkty ze zákaznických reklamací (propojením případů)
Produkty z vašeho skladového inventáře (v případě skladových reklamací)
Pro každý produkt můžete specifikovat:
Počet reklamovaných kusů
Popis závady nebo důvod reklamace
Navrhované řešení reklamace
Přiložit soubory dokumentující závadu (fotografie, videa, atd.)
4. Sledování stavu reklamace
Dodavatelská reklamace prochází několika stavy, které odpovídají jejímu životnímu cyklu:
Nová reklamace - sběr reklamovaného zboží
Stav: Sběr zboží
Odeslání dodavateli - odeslání reklamace dodavateli
Stav: Odesláno dodavateli
Čekání na dodavatele - čekání na vyřízení reklamace
Stav: Čeká na dodavatele
Vyřešení - uzavření reklamace s výsledkem
Stav: Akceptováno - proplaceno
Stav: Akceptováno - částečně proplaceno
Stav: Akceptováno - opraveno
Stav: Akceptováno - zboží přijato
Tyto stavy vám umožňují přehledně sledovat, v jaké fázi se reklamace nachází.
5. Odeslání reklamace dodavateli
Když se rozhodnete reklamaci předat dodavateli, můžete na záložce Dokumenty vygenerovat dokument, který obsahuje:
Údaje o vaší společnosti
Údaje o dodavateli
Seznam reklamovaných produktů
Důvody reklamace a navrhovaná řešení pro každý produkt
Přílohy dokumentující závady
Tento dokument můžete následně odeslat dodavateli elektronicky nebo vytisknout a přiložit k zasílanému zboží.
Mapování vlastních polí
V nastavení doplňku máte možnost konfigurovat mapování polí z detailu případu do dodavatelské reklamace. Hodnoty lze propisovat do polí Popis závady a Navrhované řešení.
Tato funkce vám umožňuje automaticky přenášet informace ze zákaznických reklamací do dodavatelských reklamací, což šetří čas a snižuje riziko chyb při přepisování.
Tip pro efektivní práci: Nastavte mapování vlastních polí tak, aby se důležité informace ze zákaznických reklamací automaticky přenášely do dodavatelských reklamací. Například mapujte pole "Popis závady od zákazníka" do pole "Popis závady" v dodavatelské reklamaci.
Propojení zákaznické a dodavatelské reklamace
Systém Retino umožňuje obousměrné propojení mezi zákaznickými a dodavatelskými reklamacemi:
Na detailu zákaznické reklamace vidíte, zda je součástí dodavatelské reklamace, a můžete na ni přejít
Na detailu dodavatelské reklamace vidíte, jaké zákaznické reklamace jsou její součástí, a můžete na ně přejít
Toto propojení poskytuje kompletní přehled o celém procesu reklamace od zákazníka až po dodavatele.
Skladové reklamace
Doplněk umožňuje také vytvářet skladové reklamace, tedy reklamace zboží, u kterého jste zjistili nedostatky již na skladě před odesláním zákazníkovi.
Jak vytvořit skladovou reklamaci
V sekci Případy klikněte na Nový případ
Jako typ případu zvolte Dodavatelská reklamace
Vyplňte údaje o dodavateli (nebo vyberte existujícího)
Přidejte produkty z produktového katalogu
Hledání produktů pro skladové reklamace
Pro zjednodušení tvorby skladových reklamací Retino používá produktový katalog z vašeho e-shopu. K tomu slouží Retino Products XML feed.
Pro vyhledání produktu pak stačí zadat alespoň 3 znaky (název, kód, EAN, atd.) a kliknout na produkt, který chcete přidat do reklamace.
Poznámka: V případě platformy Shoptet se produkty synchronizují již automaticky přes API a není potřeba konfigurovat XML feed.
Filtrování zboží v dodavatelských reklamacích
V seznamu produktů můžete filtrovat ty, které jsou součástí nějaké dodavatelské reklamace. To vám umožňuje rychle zjistit, které produkty již byly reklamovány u dodavatele.
Správa dodavatelů
V nastavení doplňku Dodavatelské reklamace máte přístup ke správě dodavatelů, kde můžete:
Přidávat nové dodavatele
Upravovat údaje existujících dodavatelů
Vyhledávat dodavatele podle názvu, IČO, DIČ nebo adresy
Tato databáze dodavatelů vám usnadní vytváření nových dodavatelských reklamací, protože nebudete muset opakovaně zadávat stejné údaje.
Tipy pro efektivní práci s dodavatelskými reklamacemi
Pravidelně kontrolujte zákaznické reklamace a přidávejte je do dodavatelských reklamací, aby nedocházelo ke zbytečným prodlevám
Skupujte reklamace stejného dodavatele do jedné dodavatelské reklamace, abyste minimalizovali administrativu a náklady na dopravu
Využívejte skladové reklamace pro okamžité řešení zjištěných problémů se zbožím, které ještě nebylo odesláno zákazníkům
Nastavte si mapování vlastních polí pro automatický přenos informací ze zákaznických reklamací
Pravidelně aktualizujte stavy dodavatelských reklamací podle reálné situace, abyste měli vždy aktuální přehled