Interní poznámky

Interní poznámky v Retinu slouží k efektivní komunikaci mezi členy týmu a zaznamenávání důležitých informací o případu. Tyto poznámky jsou viditelné pouze pro interní uživatele, nikdy ne pro zákazníky.

K čemu slouží interní poznámky

Interní poznámky jsou neocenitelným nástrojem pro týmovou spolupráci a dokumentaci při řešení případů. Jsou ideální pro:

Sdílení informací o komunikaci se zákazníky mimo systém (např. telefonáty)
Předávání pokynů mezi kolegy pracujícími na stejném případu
Zaznamenání interních postupů a rozhodnutí
Uchování důležitých detailů, které by neměly být sdíleny se zákazníkem
Dokumentaci postupu řešení případu

Všechny interní poznámky se automaticky ukládají do historie případu, kde jsou chronologicky dostupné pro všechny členy týmu.

Vytvoření interní poznámky

Pro vytvoření nové interní poznámky:

Otevřete detail případu
V panelu komunikace a akcí klikněte na záložku "Poznámka"
Zobrazí se textový editor v žlutém boxu (žlutá barva označuje interní komunikaci)
Napište text poznámky
Klikněte na tlačítko "Uložit poznámku"

Formátování textu

Textový editor pro interní poznámky nabízí různé možnosti formátování, které pomohou udělat vaše poznámky přehlednější:

Základní formátování textu - tučné písmo, kurzíva, podtržení
Nadpisy - různé úrovně nadpisů pro strukturování delšího textu
Seznamy - odrážkové a číslované seznamy
Odkazy - vkládání odkazů na webové stránky nebo jiné zdroje
Zarovnání textu - doleva, doprava, na střed
Odsazení - zvětšení/zmenšení odsazení textu

Přikládání souborů

K interní poznámce můžete přiložit soubory, které budou viditelné pouze pro interní uživatele. Soubory můžete přidat třemi způsoby:

Kliknutím na ikonu sponky v horní liště textového editoru
Přetažením souborů přímo do okna editoru poznámky
Vložením obrázků ze schránky pomocí klávesové zkratky Ctrl+V (nebo Cmd+V na Macu)

Přiložené soubory se zobrazí pod editorem poznámky. Jednotlivé přílohy můžete odstranit kliknutím na ikonu koše u každého souboru.

Uložené odpovědi

Podobně jako u zpráv zákazníkům, i u interních poznámek můžete využívat uložené odpovědi pro rychlejší práci s opakujícími se texty:

Klikněte na ikonu blesku v horní liště editoru
Zobrazí se seznam dostupných uložených odpovědí
Vyberte požadovanou odpověď kliknutím
Text se automaticky vloží do editoru, kde ho můžete dále upravit

Pro více informací o vytváření a správě uložených odpovědí navštivte článek Uložené odpovědi.

Klávesové zkratky

Pro rychlejší práci s interními poznámkami můžete využít následující klávesové zkratky:

Ctrl+Enter (nebo Cmd+Enter na Macu) - uložení poznámky
Esc - zrušení poznámky a zavření editoru
Ctrl+B - tučné písmo
Ctrl+I - kurzíva
Ctrl+U - podtržení

Zobrazení interních poznámek

Všechny interní poznámky se ukládají do historie případu a jsou označeny žlutou barvou a ikonou tužky pro snadné odlišení od zpráv zákazníkovi a systémových zpráv.

Pokud chcete v historii případu zobrazit pouze interní poznámky:

Přejděte do sekce Historie na detailu případu
Klikněte na filtr "Poznámky" v horní části historie
Zobrazí se pouze interní poznámky seřazené chronologicky od nejnovější po nejstarší

Tipy pro efektivní využití interních poznámek

Buďte struční a výstižní - interní poznámky by měly obsahovat pouze relevantní informace
Používejte popisné nadpisy - pokud poznámka obsahuje více informací, rozdělte je pomocí nadpisů
Strukturujte delší poznámky - pro lepší přehlednost používejte seznamy a odrážky
Označujte důležité informace - využívejte zvýraznění textu (tučné písmo) pro klíčové informace
Uvádějte kontext - zejména pokud poznámka navazuje na předchozí komunikaci nebo události
Přikládejte relevantní soubory - dokumenty, screenshoty nebo jiné soubory, které pomohou kolegům lépe pochopit situaci

Příklady využití interních poznámek

Záznam o telefonickém hovoru

Interní poznámky jsou ideální pro zaznamenání obsahu telefonických hovorů se zákazníky:

Příklad: "Dnes (12.4.2025) v 10:15 jsem telefonicky kontaktoval zákazníka. Potvrdil, že zboží odeslal zpět včera a zásilka by měla dorazit nejpozději do pátku. Upozornil také na to, že krabice může být poškozená, ale samotný produkt by měl být v pořádku."

Postup při řešení případu

Poznámky mohou dokumentovat postup při řešení složitějších případů:

Příklad: "Po kontrole produktu jsem zjistil, že závada je způsobena nesprávným používáním (viditelné známky pádu). Podle našich pravidel bychom měli nabídnout pouze placenou opravu. Kontaktuji zákazníka s tímto návrhem."

Pokyny pro kolegy

Pokud na případu pracuje více členů týmu, mohou si pomocí poznámek předávat pokyny:

Příklad: "Michal, prosím tě, až přijde zásilka, zkontroluj zejména zadní stranu displeje, kde by měly být viditelné známky přehřátí, pokud jde o záruční vadu. Pokud tam budou, můžeme reklamaci uznat jako oprávněnou. Díky!"

Časté otázky

Mohou zákazníci vidět interní poznámky?

Ne, interní poznámky jsou viditelné pouze pro interní uživatele systému Retino. Zákazníci k nim nemají přístup za žádných okolností.

Jak poznám, že kolegové přidali novou interní poznámku?

Nové interní poznámky se zobrazují v historii případu. Pokud máte nastavená upozornění na aktivitu v případech, můžete také dostávat notifikace o nových interních poznámkách.

Mohu upravit nebo smazat již uloženou interní poznámku?

Ne, po uložení interní poznámky ji již není možné upravit ani smazat. Pokud potřebujete opravit informace v poznámce, vytvořte novou poznámku s upřesněním.

Jsou interní poznámky zahrnuty do exportu případu do PDF?

Ano, při exportu případu do PDF jsou zahrnuty i všechny interní poznámky, které jsou v exportu jasně označené jako interní.