Dokumenty v Retinu

Dokumenty v Retinu umožňují vytvářet profesionální, vícejazyčné PDF dokumenty pro vaše reklamační případy. Díky této funkci můžete automaticky generovat různé typy dokumentů jako potvrzení o přijetí reklamace, dodací listy, protokoly o vyřízení reklamace a další důležité dokumenty, které potřebujete v rámci reklamačního procesu.

K čemu slouží dokumenty v Retinu

Systém dokumentů v Retinu byl navržen pro následující účely:

• Vytváření profesionálních PDF dokumentů pro zákazníky
• Automatické vyplnění údajů z případu a produktů
• Možnost přizpůsobení obsahu podle typu případu
• Podpora vícejazyčných dokumentů pro mezinárodní zákazníky
• Automatické odesílání dokumentů e-mailem zákazníkům
• Udržování konzistentní komunikace se zákazníky

Výchozí typy dokumentů

Retino standardně nabízí několik přednastavených typů dokumentů, které odpovídají nejčastějším potřebám v reklamačním procesu:

Tento dokument obsahuje základní údaje o zákazníkovi, detaily reklamovaného zboží a informace o očekávaném průběhu reklamace.

Reklamační protokol zahrnuje kompletní informace o reklamaci včetně technického posouzení, výsledku reklamace a navrhovaného řešení.

Práce s dokumenty v detailu případu

Dokumenty můžete vytvářet přímo v detailu konkrétního případu pomocí následujícího postupu:

1. Otevřete detail případu, pro který chcete vytvořit dokument
2. Klikněte na záložku Dokumenty v horní části obrazovky
3. Vyberte požadovaný typ dokumentu ze seznamu dostupných šablon
4. Zkontrolujte a případně upravte předvyplněné údaje ve formuláři
5. Klikněte na tlačítko Vytvořit dokument

Po vytvoření se dokument automaticky uloží k případu a zároveň se vygeneruje PDF soubor, který můžete stáhnout nebo odeslat zákazníkovi e-mailem.

Nastavení typů dokumentů

Administrátoři systému mohou spravovat a vytvářet nové typy dokumentů v sekci nastavení:

1. Přejděte do sekce Nastavení > Dokumenty
2. Zde uvidíte seznam všech existujících typů dokumentů rozdělených podle typů případů
3. Pro vytvoření nového typu dokumentu klikněte na tlačítko Vytvořit dokument

Vytvoření nového typu dokumentu

Při vytváření nebo úpravě typu dokumentu máte následující možnosti:

1. Základní nastavení:
   • Název dokumentu (ve všech podporovaných jazycích)
   • Obsah dokumentu (vícejazyčný, s možností formátování)
   • Nastavení skrytí informací o zákazníkovi
   • Možnost aktualizace případu daty z dokumentu
2. Pole případu:
   • Vyberte, která pole případu se mají zobrazit v dokumentu (např. jméno zákazníka, e-mail, číslo objednávky)
3. Pole produktů:
   • Vyberte, která pole produktů se mají zobrazit v dokumentu (např. název produktu, výrobce, cena)
4. Údaje o dodavateli:
   • Nastavení, zda použít fakturační údaje společnosti nebo vlastní údaje dodavatele
   • Vyplnění údajů dodavatele, pokud se liší od fakturačních údajů

Automatické vytváření dokumentů

Retino umožňuje automatické vytváření a odesílání dokumentů prostřednictvím automatizačních pravidel. To je užitečné například pro:

• Automatické odeslání potvrzení o přijetí reklamace, když se změní stav případu na "Přijato"
• Generování a odeslání reklamačního protokolu po uzavření případu
• Vytvoření dodacího listu při odeslání opraveného zboží zpět zákazníkovi

Pro nastavení automatického vytváření dokumentů:

1. Přejděte do sekce Nastavení > Automatizace
2. Vytvořte nový trigger nebo upravte existující
3. Jako výslednou akci vyberte Přidat dokument
4. Zvolte typ dokumentu, který se má automaticky vytvořit
5. Nastavte, zda se má dokument automaticky odeslat e-mailem zákazníkovi

Tipy pro efektivní práci s dokumenty

• Vícejazyčný obsah - vyplňte názvy a obsah dokumentů ve všech jazycích, které používáte pro komunikaci se zákazníky
• Proměnné v textu - v obsahu dokumentu můžete použít HTML formátování pro lepší strukturování obsahu
• Náhled před vytvořením - využívejte funkci náhledu k ověření správného zobrazení dokumentu před jeho finálním vytvořením
• Automatizace - propojte vytváření dokumentů s automatizačními pravidly pro zefektivnění procesu
• Fakturační údaje - pro správné zobrazení vašich údajů v dokumentech nezapomeňte nastavit fakturační údaje společnosti

Nejčastější dotazy

Jak mohu nahrát vlastní logo do dokumentu?

Logo společnosti se přebírá z vašich fakturačních údajů. Pro nastavení loga:

1. Přejděte do sekce Nastavení > Účet
2. Nahrajte logo pomocí příslušného formuláře
3. Logo se automaticky zobrazí ve všech vašich dokumentech

Mohu upravit vzhled generovaných PDF dokumentů?

Základní šablony dokumentů jsou navrženy tak, aby odpovídaly profesionálním standardům. V současnosti není možné kompletně měnit vzhled dokumentů, ale můžete upravit obsah a formátování textu pomocí HTML editoru při vytváření typu dokumentu.

Je možné odesílat dokumenty automaticky?

Ano, dokumenty lze automaticky generovat a odesílat pomocí funkce automatizace. Nastavte trigger s akcí "Přidat dokument" a zvolte možnost automatického odeslání e-mailem.