Aktivity

Systém aktivit v Retinu umožňuje efektivně organizovat, plánovat a sledovat úkoly související s jednotlivými případy. Tento systém funguje jako integrovaný todo list přímo v aplikaci, který pomáhá týmům udržet přehled o všech potřebných krocích při zpracování požadavků zákazníků.

Jak fungují aktivity

Aktivity představují konkrétní úkoly, které je třeba provést v souvislosti s případem. Každá aktivita obsahuje:

Název - stručné označení úkolu
Popis - podrobnější informace o tom, co je potřeba udělat
Termín - datum, do kdy má být úkol dokončen
Přiřazený uživatel - osoba odpovědná za splnění úkolu
Stav - otevřeno nebo uzavřeno
Soubory - možnost připojit relevantní dokumenty

Aktivity jsou vždy navázány na konkrétní případ a pomáhají strukturovat pracovní postup při jeho řešení.

Seznam aktivit

V Retinu máte k dispozici přehledný seznam všech aktivit, který můžete filtrovat podle různých kritérií:

Aktivity v následujícím týdnu - zobrazí úkoly s termínem v následujících 7 dnech
Dnešní aktivity - zobrazí úkoly s termínem dnes
Aktivity s termínem za více než týden - zobrazí úkoly s termínem za více než 7 dní
Zpožděné aktivity - zobrazí úkoly, jejichž termín již vypršel
Všechny aktivity - zobrazí kompletní seznam aktivit

Seznam můžete dále filtrovat podle přiřazeného uživatele, stavu (otevřeno/uzavřeno) a termínu dokončení pomocí rozšířených filtrů.

Vytváření a správa aktivit

Aktivitu můžete vytvořit přímo z detailu případu kliknutím na záložku "Aktivita" v sekci s možnostmi přidání obsahu. Při vytváření aktivity zadáte:

Název aktivity
Popis (volitelné)
Termín dokončení
Uživatele, kterému bude aktivita přiřazena
Případné soubory související s úkolem

Existující aktivitu můžete upravit, označit jako dokončenou nebo smazat prostřednictvím kontextového menu u dané aktivity v seznamu.

Propojení s automatizací

Jednou z nejvýkonnějších funkcí systému aktivit je možnost jejich automatického vytváření jako součást automatizovaných procesů. V nastavení Nastavení > Automatizace můžete definovat pravidla pro automatické vytváření aktivit při konkrétních událostech, například:

Vytvoření aktivity při změně stavu případu
Vytvoření aktivity při přidání určitého štítku k případu
Vytvoření aktivity při vypršení termínu jiné aktivity
Vytvoření aktivity při změně přiřazeného agenta

Příklad automatizace s aktivitami

Představme si scénář, kdy potřebujete, aby se u každé reklamace automaticky vytvořila aktivita pro kontrolu vrácené zásilky po jejím obdržení:

Spouštěcí událost je změna stavu případu na "Reklamace - Očekáváme vrácení zboží"

Podmínka je, že zákazník si vybral dopravu přes dopravce, kterého sledujete v systému

Výsledná akce této automatizace je vytvoření aktivity "Kontrola vrácené zásilky" s termínem 2 dny od okamžiku spuštění, přiřazená danému agentovi

Praktické příklady využití aktivit

Systém aktivit v Retinu lze využít mnoha způsoby, například:

1) Sledování kroků v reklamačním procesu

Pro každý krok reklamačního procesu můžete vytvořit samostatnou aktivitu s termínem dokončení:

Kontaktování zákazníka pro doplnění informací
Kontrola vrácené zásilky a posouzení reklamace
Odeslání zboží k opravě
Vytvoření a odeslání dobropisu

2) Připomenutí důležitých termínů

Aktivity mohou sloužit jako připomenutí důležitých termínů:

Připomenutí termínu pro vyřízení reklamace dle zákona
Kontrola platby po odeslání faktury
Následná komunikace se zákazníkem po vyřešení případu

3) Delegování úkolů v týmu

Rozdělení práce v týmu můžete řešit přiřazováním aktivit konkrétním členům týmu:

Přiřazení kontroly vrácených zásilek skladníkovi
Přiřazení vystavení dobropisu účetnímu
Přiřazení komunikace se zákazníkem agentovi zákaznické podpory

4) Příklad z praxe

Můžete využívat aktivity pro řízení celého procesu reklamací:

Po vytvoření reklamace se automaticky vytváří aktivita "Kontrola obsahu reklamace" přiřazená vedoucímu reklamačního oddělení
Po změně stavu na "Čekáme na vrácení zboží" se vytvoří aktivita "Kontrola doručení zásilky" s termínem 7 dní
Po změně stavu na "Zboží přijato na sklad" se vytvoří aktivita "Posouzení reklamace" přiřazená technikovi
Po vyřešení reklamace se vytvoří aktivita "Kontrola spokojenosti zákazníka" s termínem 14 dní od uzavření případu

Díky tomuto systému máte přehled o všech krocích reklamačního procesu a může efektivně sledovat termíny a odpovědnosti.

Výhody používání aktivit

Přehled - vždy víte, jaké úkoly vás čekají a které již máte za sebou
Včasné upozornění - díky termínům nezapomenete na důležité úkoly
Jasná odpovědnost - každý člen týmu vidí, které aktivity má na starosti
Efektivita - propojení s automatizací šetří čas při rutinních úkonech
Sledování výkonu - možnost sledovat, jak rychle jsou různé typy aktivit dokončovány

Systém aktivit je plně integrován do Retina a funguje jako centrální místo pro organizaci práce vašeho týmu při řešení případů.