Refundace

Tento článek vás provede celým procesem refundace peněz zákazníkům v Retinu od vytvoření požadavku na refundaci až po finální zpracování plateb. Dozvíte se, jak v praxi efektivně vracet peníze zákazníkům při reklamacích, vratkách a dalších případech.

Vytvoření požadavku na refundaci

Refundaci vždy vytváříte přímo v detailu konkrétního případu, kterého se refundace týká. Postupujte následovně:

1. Otevřete detail případu, ve kterém chcete provést refundaci
2. Klikněte na tlačítko "Refundace" v sekci s akcemi případu
3. V zobrazeném formuláři vyberte typ refundace
4. Vyplňte požadované údaje podle zvoleného typu refundace
5. Uložte požadavek na refundaci

Po vytvoření se požadavek automaticky zařadí do fronty nezpracovaných refundací, kde bude čekat na hromadné zpracování.

Možnosti refundování

Při vytváření refundace máte na výběr z několika typů refundací podle potřeb zákazníka a vašeho workflow:

Refundace na bankovní účet

Nejčastější způsob vracení peněz. Při vytváření refundace na bankovní účet:

1. Vyberte typ refundace "Bankovní účet"
2. Zvolte účet, ze kterého bude refundace odeslána (systém nabídne pouze účty odpovídající měně refundace)
3. Vyplňte následující údaje:
   • Částka k vrácení
   • Bankovní účet příjemce (včetně kódu banky nebo ve formátu IBAN)
   • Zpráva pro příjemce (volitelné)
   • Variabilní symbol (pokud se nepoužívá automaticky)
4. Klikněte na "Uložit" pro vytvoření požadavku

Refundace pomocí voucheru

Voucher refundace umožňuje zákazníkům využít vrácené prostředky pro další nákup ve vašem e-shopu, což podporuje udržení zákazníka a jeho opětovný nákup:

1. Vyberte typ refundace "Voucher"
2. Zadejte částku k refundaci
3. Volitelně můžete nastavit datum platnosti voucheru (pokud nenastavíte, voucher bude platný neomezeně)
4. Zaškrtněte, zda chcete voucher odeslat zákazníkovi e-mailem
5. Klikněte na tlačítko "Vystavit voucher"

Voucher se automaticky vytvoří ve vašem e-shopu jako slevový kupón ve výši refundované částky. Podporovány jsou tyto platformy:

• Shoptet - voucher se vytvoří jako slevový kupón s fixní slevou v modulu Slevové kupóny
• Shopify - voucher se vytvoří jako discount code s fixed cart typem slevy
• WooCommerce - voucher se vytvoří jako slevový kupón s fixed cart typem slevy

Refundace pomocí QR kódu

QR kód refundace je efektivní způsob, jak rychle provést jednotlivé refundace bez nutnosti složitého procesu:

1. Vyberte typ refundace "QR kód"
2. Zadejte částku k refundaci a další požadované údaje
3. Po uložení se vygeneruje QR kód
4. Otevřete bankovní aplikaci ve svém telefonu a naskenujte tento QR kód
5. V aplikaci se automaticky vyplní platební příkaz se všemi údaji
6. Zkontrolujte a autorizujte platbu přímo v aplikaci

Tento způsob je ideální pro rychlé jednorázové refundace, kdy nechcete čekat na hromadné zpracování.

Refundace přes webhook

Pokud máte vlastní platební systém, můžete využít webhook refundace:

1. Vyberte typ refundace "Webhook"
2. Zadejte částku, měnu a další požadované údaje
3. Po zpracování bude refundace Retino automaticky odešle data na nastavený webhook endpoint
4. Váš systém zpracuje refundaci podle vlastní logiky

CSV refundace

Pro export do externích systémů můžete zvolit CSV refundaci:

1. Vyberte typ refundace "Custom"
2. Vyplňte požadované údaje
3. Po zpracování bude refundace zahrnuta do CSV exportu s nastavenými poli

Zpracování refundací

Po vytvoření požadavků na refundaci je potřeba je zpracovat hromadně v sekci "Nezpracované refundace":

Přístup k nezpracovaným refundacím

1. Přejděte do sekce Nastavení > Refundace
2. Otevřete záložku "Nezpracované refundace"
3. Zde uvidíte seznam všech čekajících refundačních požadavků

Hromadné zpracování refundací

1. Zaškrtněte refundace, které chcete zpracovat (nebo použijte tlačítko "Vybrat vše")
2. Klikněte na tlačítko "Vytvořit PAIN soubor", "Vytvořit ABO soubor", "Odeslat do Fio banky" apod. (podle typu účtu a nastavení)
3. Potvrďte vytvoření refundační dávky

Retino automaticky vybere správný formát souboru podle měny a typu refundačního účtu.

Finalizace plateb

Po vytvoření refundační dávky je potřeba dokončit platby v bankovním systému:

S propojením na Fio banku:

1. Po kliknutí na "Odeslat do Fio banky" se platby automaticky odešlou do internetového bankovnictví
2. Přihlaste se do internetového bankovnictví Fio banky
3. Přejděte do sekce s čekajícími platebními příkazy
4. Zkontrolujte a autorizujte platby

Bez propojení (všechny banky):

1. Stáhněte vygenerovaný ABO nebo PAIN soubor do počítače
2. Přihlaste se do internetového bankovnictví
3. Vyhledejte sekci pro import plateb
4. Nahrajte stažený soubor
5. Zkontrolujte a autorizujte platby

Sledování a správa refundací

Zpracované refundační dávky

Po zpracování se refundace přesunou do sekce "Zpracované refundační dávky", kde můžete:

• Sledovat historii všech provedených refundací
• Stáhnout exportované soubory (pokud byste je potřebovali znovu)
• Zjistit, kdo refundaci vytvořil a kdy byla zpracována

Revertování zpracovaných dávek

V případě potřeby můžete zpracovanou dávku vrátit zpět do fronty nezpracovaných refundací:

1. V sekci "Zpracované refundační dávky" najděte požadovanou dávku
2. Klikněte na tlačítko "Revertovat"
3. Potvrďte akci
4. Refundace se vrátí zpět do sekce nezpracovaných refundací, kde je můžete upravit a znovu zpracovat

Revertování je užitečné například při chybě v importu do banky nebo když potřebujete změnit údaje u některých refundací.

Praktické tipy pro efektivní refundování

• Hromadné zpracování - pokud máte více refundací, je efektivnější je zpracovat najednou jako dávku
• Vouchery pro podporu udržení zákazníků - použijte vouchery místo bankovních převodů pro motivaci zákazníků k dalšímu nákupu
• QR kódy pro rychlé refundace - využívejte QR kódy pro jednotlivé, urgentní refundace, které potřebujete provést ihned
• Správná měna - vždy refundujte ve stejné měně, v jaké proběhla původní platba
• Pravidelné zpracování - stanovte si pravidelný interval (např. jednou denně) pro zpracování refundací, aby zákazníci nemuseli dlouho čekat
• Kontrola před autorizací - po importu do bankovnictví vždy zkontrolujte správnost údajů před finální autorizací plateb

Řešení běžných problémů

Chybějící údaje pro zahraniční platby

Pokud při zpracování zahraniční platby obdržíte chybu o chybějících údajích:

1. Vraťte refundaci zpět do nezpracovaných refundací pomocí funkce revertování
2. Otevřete detail případu a klikněte na "Upravit" u dané refundace
3. Doplňte chybějící údaje (adresa příjemce, země, IBAN, BIC/SWIFT)
4. Uložte změny a znovu zpracujte refundaci

Problémy s importem souboru do banky

Pokud banka odmítne importovaný soubor:

1. Zkontrolujte, zda používáte správný formát pro vaši banku
2. Ověřte, že importujete soubor ve správné sekci bankovnictví
3. Zkontrolujte formát účtů příjemců
4. V případě potřeby kontaktujte podporu vaší banky

Problémy s vytvářením voucherů

Pokud nelze vytvořit voucher pro e-shop:

1. Zkontrolujte, zda máte dostatečná oprávnění v integraci s e-shopem
2. U Shoptetu ověřte, že máte aktivovaný modul Slevové kupóny
3. Zkuste voucher vytvořit znovu, případně použijte jinou metodu refundace
4. V případě přetrvávajících problémů kontaktujte podporu Retina