Nastavení analýzy nákladů

Funkce analýzy nákladů dopravců vám umožňuje automaticky zpracovávat a porovnávat náklady na dopravu s cenami, které účtujete svým zákazníkům. Díky tomu získáte přehledné informace o vašich maržích u jednotlivých zásilek a dopravců.

Způsoby importu nákladových dat

Systém nabízí tři způsoby importu nákladových dat:

Automatické zpracování e-mailových faktur - pro dopravce podporující e-mailové faktury
Automatické stahování přes API - pro dopravce s přímým napojením na API
Manuální CSV import - pro ostatní dopravce nebo doplnění dat

Automatické zpracování e-mailových faktur

Základní princip funkce

Systém automaticky zpracovává faktury od dopravců, které přeposíláte na speciální e-mailovou adresu. Po zpracování faktury jsou jednotlivé položky porovnány s vašimi zásilkami a vytvoří se záznamy o nákladech, které můžete analyzovat.

Nastavení e-mailu pro faktury

Pro zpracování faktur od dopravců použijte speciální e-mailovou adresu, kterou najdete v sekci Nastavení > Analýza nákladů.

Důležitá informace. E-maily s fakturami stačí jednoduše přeposlat na tuto adresu. Můžete nastavit automatické přeposílání u vašeho e-mailového klienta nebo manuálně přeposlat každou fakturu, kterou obdržíte od dopravce.

Podporovaní dopravci pro automatické zpracování

V současné době podporujeme automatické zpracování nákladů od následujících dopravců:

E-mailové faktury

GLS (ČR, SK, HU)
PPL
InPost Paczkomat
TopTrans
DPD

Automatické stahování přes API

Zásilkovna (Packeta) - automatické stahování faktur podle přístupových údajů

Zpracování faktur

Po přijetí faktury nebo automatickém stažení systém:

Automaticky detekuje dopravce podle předmětu e-mailu nebo API zdroje
Zpracuje fakturu a extrahuje jednotlivé položky
Porovná položky s vašimi zásilkami podle čísla zásilky
Vytvoří záznamy o nákladech s informacemi o maržích

CSV import nákladových dat

Pro dopravce, kteří nejsou podporováni pro automatické zpracování, nebo pro import historických dat můžete použít manuální CSV import.

CSV import. Tato funkce umožňuje nahrát nákladová data v standardizovaném CSV formátu přímo do systému. Ideální pro dopravce bez automatického zpracování nebo pro doplnění chybějících dat.

CSV import podporuje:

Import nákladů od jakéhokoli dopravce
Doplnění zákaznických cen, pokud nejsou v objednávkovém feedu
Import historických dat pro analýzu
Flexibilní formát s volitelnými poli

Detailní návod na přípravu a nahrání CSV souboru najdete v článku CSV import nákladových dat dopravy.

Zobrazení zpracovaných faktur

Všechny zpracované faktury jsou k dispozici v sekci Nastavení > Analýza nákladů. Pro každou fakturu můžete vidět:

Dopravce (vydavatele faktury)
Stav zpracování (zpracováno, čeká na zpracování, chyba, nedetekováno)
Datum přijetí faktury
Datum zpracování faktury
Počet spárovaných položek
Celkový počet položek na faktuře

Analýza nákladů

Pro každou zásilku systém sleduje:

Původní cenu pro zákazníka (cena, kterou zákazník zaplatil za dopravu)
Původní cenu od dopravce (cena, kterou vám účtuje dopravce)
Směnné kurzy pro přesný přepočet
Výpočet marže v procentech i absolutní hodnotě
Dodatečné informace jako váha zásilky nebo počet balíků

Požadavky pro správnou funkčnost

Pro plné využití funkce analýzy nákladů je důležité:

Přeposílat faktury od dopravců na vyhrazenou e-mailovou adresu nebo mít nastavené přístupové údaje pro automatické stahování
Mít v systému zásilky se stejnými čísly zásilek, která jsou uvedena na fakturách od dopravců
Mít v objednávkách správně evidovanou cenu dopravy, kterou platí zákazník - je nutné, aby váš integrační poskytovatel (Nastavení > Objednávky) podporoval přenos informací o cenách dopravy

Statistiky zpracování

V sekci Analýza nákladů najdete přehledné statistiky o:

Celkovém počtu zpracovaných faktur
Celkovém počtu položek na fakturách
Počtu úspěšně spárovaných zásilek
Poměru spárovaných zásilek k celkovému počtu (úspěšnost párování)

Přehled nespárovaných položek

Pomocí tlačítka "Zobrazit nespárované faktury" v horní části obrazovky můžete zobrazit seznam položek z faktur, které se nepodařilo spárovat s existujícími zásilkami v systému. To vám pomůže identifikovat případné problémy s evidencí zásilek nebo s formátem čísel zásilek.

Výpočet nákladů a potřebné údaje

Pro správný výpočet marží u zásilek je nezbytné, aby objednávková integrace poskytovala kompletní cenové údaje o dopravě. V XML feedu (nebo přes API) musí být u položek typu shipping dostupné některé z následujících údajů:

V elementu UNIT_PRICE nebo TOTAL_PRICE :
- Element WITHOUT_VAT obsahující cenu dopravy bez DPH, nebo
- Kombinace elementů WITH_VAT (cena s DPH) a VAT_RATE (sazba DPH v %), která umožní zpětný výpočet ceny bez DPH

Kompletní dokumentaci struktury XML feedu najdete v článku Retino XML feed.

Upozornění. Pokud vaše objednávková integrace neposkytuje dostatečné cenové údaje pro položky dopravy, v nastavení analýzy nákladů se zobrazí varovné upozornění. V takovém případě nebude možné vypočítat ziskové marže, protože není k dispozici informace o ceně dopravy, kterou hradí zákazník. Systém bude stále evidovat náklady od dopravců, ale bez možnosti porovnání s příjmy od zákazníků. Alternativně můžete použít CSV import s údaji o zákaznických cenách.

Tipy pro optimální využití

Pravidelně kontrolujte statistiky zpracování faktur
Věnujte pozornost zásilkám, které se nepodařilo spárovat
Analyzujte marže pro jednotlivé dopravce a typy zásilek
Používejte data pro optimalizaci cenové politiky
Ujistěte se, že váš integrační poskytovatel předává kompletní informace o cenách dopravy, včetně informací o DPH
Pro nepodporované dopravce využijte CSV import nákladových dat
U Zásilkovny (Packeta) zajistěte správné nastavení přístupových údajů pro automatické stahování faktur