Nastavení analýzy nákladů

Funkce analýzy nákladů dopravců vám umožňuje automaticky zpracovávat a porovnávat náklady na dopravu s cenami, které účtujete svým zákazníkům. Díky tomu získáte přehledné informace o vašich maržích u jednotlivých zásilek a dopravců.

Základní princip funkce

Systém automaticky zpracovává faktury od dopravců, které přeposíláte na speciální e-mailovou adresu. Po zpracování faktury jsou jednotlivé položky porovnány s vašimi zásilkami a vytvoří se záznamy o nákladech, které můžete analyzovat.

Nastavení e-mailu pro faktury

Pro zpracování faktur od dopravců použijte speciální e-mailovou adresu, kterou najdete v sekci Nastavení > Analýza nákladů.

Důležitá informace. E-maily s fakturami stačí jednoduše přeposlat na tuto adresu. Můžete nastavit automatické přeposílání u vašeho e-mailového klienta nebo manuálně přeposlat každou fakturu, kterou obdržíte od dopravce.

Podporovaní dopravci

V současné době podporujeme automatické zpracování faktur od následujících dopravců:

GLS (ČR, SK, HU)
PPL
InPost

Zpracování faktur

Po přijetí faktury systém:

Automaticky detekuje dopravce podle předmětu e-mailu
Zpracuje fakturu a extrahuje jednotlivé položky
Porovná položky s vašimi zásilkami podle čísla zásilky
Vytvoří záznamy o nákladech s informacemi o maržích

Zobrazení zpracovaných faktur

Všechny zpracované faktury jsou k dispozici v sekci Nastavení > Analýza nákladů. Pro každou fakturu můžete vidět:

Dopravce (vydavatele faktury)
Stav zpracování (zpracováno, čeká na zpracování, chyba, nedetekováno)
Datum přijetí faktury
Datum zpracování faktury
Počet spárovaných položek
Celkový počet položek na faktuře

Analýza nákladů

Pro každou zásilku systém sleduje:

Původní cenu pro zákazníka (cena, kterou zákazník zaplatil za dopravu)
Původní cenu od dopravce (cena, kterou vám účtuje dopravce)
Směnné kurzy pro přesný přepočet
Výpočet marže v procentech i absolutní hodnotě
Dodatečné informace jako váha zásilky nebo počet balíků

Požadavky pro správnou funkčnost

Pro plné využití funkce analýzy nákladů je důležité:

Přeposílat faktury od dopravců na vyhrazenou e-mailovou adresu
Mít v systému zásilky se stejnými čísly zásilek, která jsou uvedena na fakturách od dopravců
Mít v objednávkách správně evidovanou cenu dopravy, kterou platí zákazník - je nutné, aby váš integrační poskytovatel (Nastavení > Objednávky) podporoval přenos informací o cenách dopravy

Statistiky zpracování

V sekci Analýza nákladů najdete přehledné statistiky o:

Celkovém počtu zpracovaných faktur
Celkovém počtu položek na fakturách
Počtu úspěšně spárovaných zásilek
Poměru spárovaných zásilek k celkovému počtu (úspěšnost párování)

Přehled nespárovaných položek

Pomocí tlačítka "Zobrazit nespárované faktury" v horní části obrazovky můžete zobrazit seznam položek z faktur, které se nepodařilo spárovat s existujícími zásilkami v systému. To vám pomůže identifikovat případné problémy s evidencí zásilek nebo s formátem čísel zásilek.

Výpočet nákladů a potřebné údaje

Pro správný výpočet marží u zásilek je nezbytné, aby objednávková integrace poskytovala kompletní cenové údaje o dopravě. V XML feedu (nebo přes API) musí být u položek typu shipping dostupné některé z následujících údajů:

V elementu UNIT_PRICE nebo TOTAL_PRICE :
- Element WITHOUT_VAT obsahující cenu dopravy bez DPH, nebo
- Kombinace elementů WITH_VAT (cena s DPH) a VAT_RATE (sazba DPH v %), která umožní zpětný výpočet ceny bez DPH

Kompletní dokumentaci struktury XML feedu najdete v článku Retino XML feed.

Upozornění. Pokud vaše objednávková integrace neposkytuje dostatečné cenové údaje pro položky dopravy, v nastavení analýzy nákladů se zobrazí varovné upozornění. V takovém případě nebude možné vypočítat ziskové marže, protože není k dispozici informace o ceně dopravy, kterou hradí zákazník. Systém bude stále evidovat náklady od dopravců, ale bez možnosti porovnání s příjmy od zákazníků.

Tipy pro optimální využití

Pravidelně kontrolujte statistiky zpracování faktur
Věnujte pozornost zásilkám, které se nepodařilo spárovat
Analyzujte marže pro jednotlivé dopravce a typy zásilek
Používejte data pro optimalizaci cenové politiky
Ujistěte se, že váš integrační poskytovatel předává kompletní informace o cenách dopravy, včetně informací o DPH