Tabulka špatně vyúčtovaných doprav

Tabulka špatně vyúčtovaných doprav (nespárovaných nákladů) poskytuje přehled o položkách z faktur dopravců, které se nepodařilo automaticky spárovat s existujícími zásilkami v systému Retino Tracking. Tento přehled je důležitý nástroj, který vám pomůže odhalit nesrovnalosti v účtování dopravců nebo identifikovat zásilky, které nebyly správně importovány do systému.

Kdy se položky zobrazují v této tabulce

Položky z faktur dopravců se v této tabulce zobrazí v případě, že:

Dopravce vám naúčtoval zásilku, která neexistuje v systému Retino Tracking
Číslo zásilky na faktuře se neshoduje s číslem zásilky v systému
Došlo k chybě při importu objednávek z vašeho e-shopu
Dopravce vám nesprávně vyúčtoval dopravu (např. duplicitní nebo neexistující zásilka)

Přístup k tabulce

Tabulku nespárovaných nákladů najdete:

Pomocí tlačítka "Zobrazit nespárované faktury" v sekci Nastavení > Analýza nákladů
Kliknutím na hodnotu "Fakturované bez zásilky" v dashboardu analýzy nákladů

Informace v tabulce

Tabulka nespárovaných nákladů zobrazuje následující informace:

Dopravce - název společnosti, která vám zaslala fakturu
Číslo zásilky - unikátní identifikátor zásilky uvedený na faktuře
Fakturovaná částka - částka v původní měně, kterou vám dopravce naúčtoval za tuto zásilku
Převedená fakturovaná částka - částka převedená na CZK (pro možnost srovnání)
Datum faktury - datum, kdy byla faktura vystavena
Vyřešeno - indikátor, zda byla položka označena jako vyřešená
Duplicitní - indikátor, zda byla položka identifikována jako duplicitní

Filtrace a vyhledávání

Pro snadnější práci s nespárovanými náklady můžete využít následující možnosti filtrování:

Vyhledávání - vyhledávání podle čísla zásilky
Dopravce - filtrování podle konkrétního dopravce nebo dopravců
Vyřešeno - zobrazení pouze vyřešených nebo nevyřešených položek
Duplicitní - filtrování podle toho, zda jsou položky duplicitní nebo ne
Řazení - možnost řadit podle data faktury, čísla zásilky nebo částky

Záložky v tabulce

Tabulka obsahuje dvě záložky pro lepší organizaci:

Nevyřešené - zobrazuje všechny nespárované položky, které ještě nebyly označeny jako vyřešené
Vyřešené - zobrazuje položky, které jste již zkontrolovali a označili jako vyřešené

Správa nespárovaných nákladů

Pro každou položku v tabulce máte následující možnosti akce:

Označení položky jako vyřešené

Pokud jste zkontrolovali položku a zjistili jste důvod, proč nebyla spárována (např. dopravce vám nesprávně naúčtoval zásilku, nebo jde o zásilku, která není v systému Retino), můžete ji označit jako vyřešenou kliknutím na tlačítko "Vyřešit". Tím se položka přesune do záložky "Vyřešené" a nebude již upoutávat vaši pozornost při další kontrole.

Hromadné označení všech položek jako vyřešené

Pokud chcete označit všechny nevyřešené položky najednou, můžete použít tlačítko "Vyřešit všechny nespárované náklady" v horní části tabulky. Systém vás požádá o potvrzení této akce, protože ji nelze vrátit zpět.

Upozornění: Hromadné označení všech položek jako vyřešených nelze vrátit zpět. Použijte tuto funkci pouze v případě, že jste zkontrolovali a zpracovali všechny nevyřešené položky.

Zrušení označení položky jako vyřešené

Pokud potřebujete znovu otevřít již vyřešenou položku, můžete v záložce "Vyřešené" kliknout na tlačítko "Zrušit vyřešení" u příslušné položky. Tím se položka přesune zpět do záložky "Nevyřešené".

Interpretace nespárovaných nákladů

Vysoký počet nespárovaných nákladů může naznačovat několik problémů:

Problém s importem objednávek - Ujistěte se, že váš zdroj objednávek je správně nastavený a funkční
Problém s formátem čísel zásilek - Dopravce může používat jiný formát čísel zásilek, než který je importován do Retino
Nesprávné účtování dopravcem - Dopravce vám může účtovat zásilky, které neexistují nebo nepatří vaší společnosti
Ruční vytváření zásilek - Pokud vytváříte zásilky mimo váš e-shop bez importu do Retino, nebude možné je automaticky spárovat

Tip: Pravidelná kontrola nespárovaných nákladů vám může ušetřit peníze! Dopravci někdy nesprávně účtují zásilky, které nepříslušejí vaší společnosti nebo již byly jednou vyfakturovány. Díky této tabulce můžete takové nesrovnalosti identifikovat a reklamovat.

Doporučený postup kontroly

Pro efektivní kontrolu nespárovaných nákladů doporučujeme následující postup:

Pravidelně (např. jednou měsíčně) kontrolujte záložku "Nevyřešené"
Pro každou položku ověřte v systému vašeho e-shopu, zda tato zásilka skutečně existuje
Pokud zásilka existuje, ale není v Retino, zkontrolujte nastavení importu objednávek
Pokud jde o nesprávně účtovanou zásilku, kontaktujte dopravce pro vyjasnění a případnou reklamaci
Po kontrole označte položku jako vyřešenou, ať už jste provedli nějakou akci nebo ne
Sledujte míru nespárovaných položek v čase - vysoká míra může naznačovat systematický problém

Vztah k celkové analýze nákladů

Nespárované náklady jsou důležitým ukazatelem v celkové analýze nákladů:

Jsou zahrnuty v celkových nákladech na dopravu, ale nejsou přiřazeny ke konkrétním zásilkám
Mohou negativně ovlivnit výpočet ziskových marží, pokud představují významný podíl celkových nákladů
Ukazatel "Pokrytí zásilek" v analýze nákladů odráží míru úspěšnosti párování nákladů se zásilkami

V dashboardu analýzy nákladů můžete vidět počet nespárovaných položek jako metriku "Fakturované bez zásilky". Toto číslo by mělo být co nejnižší pro přesnou analýzu nákladů a marží.

Statistika účinnosti zpracování faktur

V sekci Nastavení > Analýza nákladů najdete statistiku úspěšnosti párování položek z faktur se zásilkami. Tyto statistiky vám pomohou sledovat efektivitu zpracování faktur a identifikovat případné problémy v procesu.

Pravidelnou kontrolou a řešením nespárovaných nákladů zajistíte, že vaše analýzy marží budou přesné a že nebudete platit za zásilky, které vám dopravci nesprávně účtují.