Jak přidat typ případu výměna

Vytvoření nového typu případu "Výměna" v Retinu vám umožní efektivně řešit situace, kdy zákazník chce vyměnit zakoupené zboží za jiné. Tento návod vás provede celým procesem – od vytvoření typu případu přes nastavení procesů a stavů až po integraci do zákaznického portálu.

Vytvoření nového typu případu

Prvním krokem je vytvoření nového typu případu v administraci Retina:

1. Přihlaste se do vašeho účtu Retino
2. Přejděte do sekce Nastavení > Typy případů
3. Klikněte na tlačítko "Vytvořit typ případu" v pravém horním rohu
4. Vyplňte formulář:
   • Název: Výměna
   • Barva: Vyberte barvu, která bude reprezentovat typ případu "Výměna" (např. fialová)
5. Klikněte na tlačítko "Vytvořit"

Nastavení procesních kroků a stavů

Nyní je potřeba nastavit procesní kroky a stavy pro nový typ případu:

1. Přejděte do sekce Nastavení > Procesy
2. Najděte záložku s nově vytvořeným typem případu "Výměna"
3. Přidejte potřebné procesní kroky kliknutím na "Přidat krok" v pravém horním rohu

Pro typ případu "Výměna" doporučujeme následující procesní kroky:

Pro každý procesní krok vytvořte stavy následovně:

1. Klikněte na tlačítko "Přidat stav" v procesním kroku
2. Vyplňte název stavu
3. Zvolte barvu pozadí a barvu textu
4. Klikněte na "Vytvořit"

Úprava pořadí procesních kroků a stavů

V nastavení procesů můžete pomocí drag and drop:

• Měnit pořadí procesních kroků přetažením celého sloupce
• Upravovat pořadí stavů v rámci procesního kroku přetažením karet stavů
• Přesouvat stavy mezi procesními kroky

Integrace typu případu do zákaznického portálu

Po vytvoření typu případu "Výměna" je potřeba integrovat ho do zákaznického portálu, aby ho zákazníci mohli využívat:

1. Přejděte do sekce Nastavení > Portál
2. V záložce "Typy případů" zaškrtněte nově vytvořený typ "Výměna", aby byl viditelný v portálu

Nastavení formuláře pro výměnu

Pro typ případu "Výměna" můžete nastavit specifický formulář, který zákazníci vyplňují při žádosti o výměnu:

1. V sekci Nastavení > Portál klikněte na záložku s typem případu "Výměna"
2. Upravte texty a nastavení pro jednotlivé kroky formuláře:
   • Úvodní stránka - vysvětlete zákazníkům proces výměny
   • Vyhledání objednávky - nastavte období, za které se zobrazují objednávky
   • Výběr produktů - upravte texty pro výběr produktů k výměně
   • Důvody výměny - přidejte možnosti, proč zákazník žádá o výměnu
   • Detaily případu - přidejte pole pro specifikaci požadovaného náhradního zboží
   • Doprava - nastavte možnosti zpětné dopravy pro vrácení původního zboží
3. Nezapomeňte po každé sekci uložit změny pomocí tlačítka "Uložit"

Přidání vlastních polí pro typ případu "Výměna"

Pro efektivní zpracování výměn je vhodné přidat vlastní pole, která pomohou specifikovat požadovaný náhradní produkt:

1. Přejděte do sekce Nastavení > Vlastní pole
2. Klikněte na "Vytvořit vlastní pole"
3. Vyplňte:
   • Název: Požadovaný náhradní produkt
   • Typ: Text (více řádků)
   • Viditelné pro zákazníka: Ano
   • Pro typy případů: Vyberte pouze "Výměna"
4. Klikněte na "Vytvořit"

Obdobně můžete vytvořit další užitečná pole, jako například:

• Velikost/Barva náhradního produktu
• Kód náhradního produktu
• Důvod výměny

Testování procesu výměny

Po nastavení všech komponent je důležité otestovat celý proces výměny:

1. Přejděte na váš zákaznický portál
2. Vytvořte nový případ typu "Výměna"
3. Projděte celý formulář a odešlete žádost
4. Zkontrolujte, zda se případ správně vytvořil v administraci Retina
5. Ověřte, že případ je ve správném výchozím stavu
6. Zkontrolujte, zda fungují nastavené automatizace
7. Otestujte přechody mezi jednotlivými stavy případu

Nejlepší postupy pro zpracování výměn

Pro efektivní zpracování výměn doporučujeme:

• Jasná komunikace - pravidelně informujte zákazníka o stavu jeho žádosti o výměnu
• Dokumentace - pořizujte fotografie vráceného zboží pro případné pozdější reklamace
• Sledování dopravy - využívejte sledovací čísla pro monitorování vráceného i nově zasílaného zboží
• Stanovení pravidel - vytvořte jasná pravidla pro schvalování výměn a komunikujte je zákazníkům

Shrnutí

Vytvoření typu případu "Výměna" v Retinu vám umožní efektivně řešit požadavky zákazníků na výměnu zboží. Díky nastavení vlastních procesních kroků, stavů a automatizací můžete celý proces standardizovat a zjednodušit jak pro vaše agenty, tak pro zákazníky.

Pečlivé nastavení portálu a formuláře pro výměny zajistí, že od zákazníků získáte všechny potřebné informace hned při prvotním podání žádosti, což minimalizuje potřebu dodatečné komunikace a urychluje vyřízení případu.